חיבור ל-iCount: מעבר עם הלקוחות וההיסטוריה
עסק שעובר מ-iCount לבייס יכול להביא איתו את רשימת הלקוחות, ועותק של המסמכים שהופקו ב-iCount — כדי לראות בכרטיס של כל לקוח כמה חויב בשנה הקודמת ומה עדיין פתוח שם. אפשר גם להשאיר את העותק מתעדכן אוטומטית פעם ביום, בתקופת המעבר.
שימו לב: בייס רק קוראת מ-iCount — היא לא מפיקה, לא משנה ולא שולחת שם כלום. המסמכים שמגיעים מ-iCount הם העתק בלבד: הם לא נספרים בהכנסות של בייס, בדוחות המע"מ או במספור המסמכים. המקוריים נשארים ב-iCount ורשומים בספרים שם. רק בעלי העסק יכולים לחבר את iCount.
חיבור
שלב 1: פותחים את העמוד של iCount
פותחים הגדרות ← אינטגרציות וחיבורים, ובקבוצה כלים חיצוניים לוחצים חיבור בשורה iCount.
שלב 2: מדביקים את הטוקן
ב-iCount נכנסים להגדרות ← אוטומציה ← טוקנים ל-API ← יצירת טוקן, ומעתיקים. הטוקן פועל בהרשאות של המשתמש שיצר אותו, ולכן מומלץ ליצור אותו ממשתמש עם הרשאת צפייה בלבד. בבייס מדביקים אותו בשדה טוקן API של iCount, מסמנים אני מאשר/ת שבייס תקרא את הלקוחות והמסמכים מחשבון ה-iCount של העסק ולוחצים חיבור.
אחרי החיבור מופיע מחובר לחשבון: ושם החשבון, וכפתור ניתוק.
ייבוא
שלב 3: מייבאים קודם את הלקוחות
לוחצים ייבוא לקוחות מ-iCount. נפתח מסך המיפוי של ייבוא לקוחות, כבר עם רשימת הלקוחות מ-iCount — בודקים את שיוך העמודות ומייבאים. לקוח שכבר קיים בבייס מזוהה לפי ח.פ / ת.ז, ואחר כך לפי טלפון או אימייל. חשבון עם אלף לקוחות ומעלה דורש אישור של מנהל המערכת — פונים אלינו ומבצעים את הייבוא יחד.
שלב 4: מייבאים את העתק המסמכים
בחלק העתק המסמכים בוחרים מתאריך ועד תאריך, ולוחצים ייבוא המסמכים. כל מסמך מתויק בכרטיס הלקוח לפי הלקוח ב-iCount או לפי ח.פ / ת.ז. אפשר להריץ את הייבוא שוב — מסמך שכבר יובא מתעדכן (שולם, בוטל) ולא נוסף פעמיים. מתחת לכפתור כתוב מה קרה בייבוא האחרון: כמה חדשים, כמה עודכנו, וכמה לא שויכו לכרטיס.
שלב 5: מדליקים סנכרון יומי (לא חובה)
המתג סנכרון יומי אוטומטי מעדכן מ-iCount פעם ביום את המסמכים של השנה — חדשים, כאלה ששולמו ומבוטלים. מתחתיו כתוב מתי רץ הסנכרון האחרון ומה הוא עדכן. סנכרון שלא הצליח מנסה שוב למחרת.
איפה רואים את המסמכים
- בכרטיס הלקוח — בלוק מסמכים מ-iCount: לכל שנה, כמה חויב וכמה פתוח ב-iCount, ורשימת המסמכים. לחיצה על מסמך מציגה על מה היה החיוב.
- ברשימת המסמכים שיובאו — הכפתור לרשימת המסמכים שיובאו בעמוד של iCount (או הקישור באותו שם בעמוד הכנסות) פותח את כל ההעתקים: חיפוש לפי לקוח, ח.פ או מספר מסמך; סינון לפי שנה וסוג מסמך; פתוחים ב-iCount ולא שויכו ללקוח. בראש הרשימה מוצג סיכום: כמה מסמכים, כמה חויב וכמה פתוח.
שאלות נפוצות
למה המסמכים מ-iCount לא מופיעים ב"הכנסות"? כי הם הופקו ונרשמו ב-iCount, לא בבייס. אם היו נספרים גם כאן, אותה הכנסה הייתה מדווחת פעמיים. ב"הכנסות" מופיע פס עם מספר המסמכים שיובאו וקישור לרשימה שלהם.
מסמך שלא שויך לאף לקוח — מה עושים? מסננים בלא שויכו ללקוח. בדרך כלל זה לקוח שלא יובא או שאין לו ח.פ / ת.ז זהה לזו שב-iCount. מייבאים או מתקנים את הלקוח, ומריצים שוב את ייבוא המסמכים לאותם תאריכים.
אפשר להמשיך להפיק ב-iCount בתקופת המעבר? כן. עם הסנכרון היומי, מה שמופק שם מופיע בכרטיס בבייס עד למחרת.
