גישת רואה חשבון: הזמנה, צפייה בלבד ויומן הגישה

אפשר לתת לרואה החשבון או למייצג של העסק כניסה משלו/ה למערכת — כדי לראות את המסמכים, ההוצאות והדוחות בלי לבקש מכם קבצים כל חודש. הגישה היא לצפייה בלבד: אין אפשרות לערוך, למחוק או לשנות הגדרות, וכל כניסה נרשמת ביומן שרק בעל/ת העסק רואה.

שימו לב: הזמנה של רואה חשבון ויומן הגישה פתוחים לבעל/ת העסק בלבד. אפשר לתת גישה לעד חמישה רואי חשבון או מייצגים לכל עסק, ולהסיר גישה בכל רגע.

הזמנת רואה החשבון

שלב 1: פותחים את מסך רואי החשבון

בהגדרות, בכרטיס ״מס ומספור מסמכים״, לוחצים ״רואי חשבון / מייצגים״. המסך מופיע גם בתפריט הצד של ההגדרות, תחת ״מסמכים ומס״.

פתיחת מסך רואי החשבון

שלב 2: שולחים הזמנה

בכרטיס ״הזמנת רואה חשבון / מייצג״ מקלידים את כתובת המייל של רואה החשבון ולוחצים ״שליחת הזמנה״. נשלח מייל עם קישור; אם אין לרואה החשבון חשבון בבייס, הקישור מאפשר לפתוח חשבון. אם המייל לא נשלח, אפשר להעתיק את הקישור מההודעה שמופיעה אחרי השליחה (״העתקת קישור״) ולשלוח אותו בדרך אחרת.

קישור הזמנה תקף 14 יום. עד שההזמנה מתקבלת, היא מופיעה בטבלה ״הזמנות ממתינות״, עם כפתור ״ביטול הזמנה״.

שלב 3: רואים מי קיבל גישה

אחרי שרואה החשבון מאשר/ת את ההזמנה, הוא/היא מופיע/ה בטבלה ״בעלי גישה״ — עם תאריך ההוספה ומועד הגישה האחרונה. הכפתור ״הסרת גישה״ מבטל את הגישה מיד, גם אם רואה החשבון מחובר/ת באותו רגע.

מה רואה החשבון רואה

רואה החשבון נכנס/ת עם החשבון שלו/ה, ובתפריט מופיעים רק:

• חבילת רואה חשבון — המסך שנפתח אחרי הכניסה.
• מסמכים והכנסות — החשבוניות, הקבלות ושאר המסמכים, כולל צפייה ב-PDF.
• הוצאות — כולל הקבצים המצורפים.
• דוחות — הדוחות החשבונאיים של העסק (מע״מ, מקדמות מס הכנסה, רווח והפסד, דוח 856 ועוד, לפי סוג העוסק).

רואה החשבון רואה גם את רשימת הספקים, אבל לא את הלקוחות, היומן, המשימות או לוח הבקרה. כל ניסיון לשמור, למחוק או לשנות משהו נחסם. רואה חשבון שמלווה כמה עסקים עובר/ת ביניהם בבורר העסקים.

יומן הגישה

שלב 4: פותחים את היומן

הכפתור ״יומן גישת מייצג״ בראש מסך רואי החשבון פותח את היומן.

ביומן מופיעות 500 הרשומות האחרונות: מתי, מי, איזה מסך נפתח (פעולה) ומה הייתה התוצאה — ״צפייה״, ״הורדה״ כשהורד קובץ, או ״נחסם״ כשנעשה ניסיון לפעולה שאינה מותרת. היומן רושם גם את כתובת ה-IP של כל כניסה.

שאלות נפוצות

רואה החשבון יכול להפיק חשבונית או לתקן הוצאה? לא. הגישה לצפייה בלבד — כל פעולת כתיבה נחסמת ונרשמת ביומן כ״נחסם״.

איך רואה החשבון מוריד את החומר לסוף החודש? מתוך ״חבילת רואה חשבון״ ומתוך הדוחות עצמם, שמאפשרים ייצוא. כל הורדה נרשמת ביומן.

מה ההבדל בין רואה חשבון לבין חבר/ת צוות? חבר/ת צוות עובד/ת בעסק ויכול/ה לעשות שינויים. רואה חשבון רק צופה, ורק בחלק הכספי. להזמנת עובדים ראו צוות והרשאות.

הסרתי גישה — מה קורה לחשבון של רואה החשבון? החשבון שלו/ה נשאר (אולי הוא/היא מלווה עסקים אחרים), אבל העסק שלכם יוצא מהרשימה שלו/ה מיד.