גיבוי הנתונים: הורדה, גיבוי למייל, גיבוי שבועי ועותק מחוץ לשרת

כל נתוני העסק זמינים להורדה בכל רגע — לקובץ אקסל או לקבצי CSV. המדריך מסביר את ארבע הדרכים לקבל עותק של הנתונים, ומה בייס שומרת בעצמה כגיבוי, כולל עותק מוצפן ב-Google Drive.

שימו לב: הייצוא והגיבוי זמינים למנהל/ת העסק. הקבצים מכילים את נתוני הלקוחות של העסק. כדאי לשלוח אותם רק לתיבת מייל שמוגנת באימות דו-שלבי, ולא להעביר אותם הלאה בלי צורך.

איפה נמצא הגיבוי

שלב 1: פותחים את ״גיבוי וייצוא נתונים״

לוחצים על גלגל השיניים בתחתית התפריט (״הגדרות״), ובכרטיס ״גיבוי וייצוא נתונים״ בוחרים ״ייצוא וגיבוי״. בתפריט הצד של ההגדרות העמוד נמצא תחת ״נתונים ופרטיות״.

פתיחת גיבוי וייצוא נתונים

ארבע דרכים לקבל עותק

שלב 2: הורדה מיידית

בכרטיס ״הורדה מיידית״ בוחרים פורמט, והקובץ יורד לדפדפן:

• אקסל (.xlsx) — קובץ אחד, גיליון לכל סוג נתונים.
• CSV (.zip) — קובץ ZIP עם קובץ נפרד לכל סוג נתונים.

הקישור ״מה ייוצא?״ פותח את רשימת סוגי הנתונים: לקוחות, אינטראקציות, פגישות, חשבוניות, תקבולים, הצעות מחיר, משימות, הוצאות, פרויקטים, קטלוג שירותים, שדות מותאמים ועוד. בתוך הקובץ יש גיליון ״מה לא נכלל״ שמפרט מה נשאר במערכת — בעיקר הקבצים עצמם (צרופות ומסמכים חתומים). פירוט מלא של הקובץ בייצוא עסק מלא לאקסל.

שלב 3: שליחת גיבוי לאימייל

בכרטיס ״שליחת גיבוי לאימייל״ קובעים לאיזו כתובת הגיבוי יישלח (״שמירה״ ליד השדה), ולוחצים ״שליחת גיבוי מלא״. המערכת מבקשת אישור ושולחת קובץ ZIP עם CSV של כל הנתונים. מתחת לכפתור מופיע מתי נשלח הגיבוי האחרון.

שלב 4: גיבוי שבועי אוטומטי לאימייל

בכרטיס ״גיבוי שבועי אוטומטי לאימייל״ מדליקים את ״הפעלת גיבוי שבועי אוטומטי״, בוחרים יום בשבוע וכתובת מייל לקבלה (שדה ריק = כתובת המייל של העסק), ולוחצים ״שמירת ההגדרות״. מאותו יום, פעם בשבוע, מגיע למייל אותו קובץ אקסל שההורדה המיידית מפיקה.

אם הקובץ גדול מכדי להישלח כצירוף, נשלח במקומו קישור הורדה שתקף שבוע — והקישור הקודם מתבטל מיד.

שלב 5: גיבויים שבועיים שמורים

בכרטיס ״גיבויים שבועיים שמורים״ מופיעים הצילומים השבועיים שהמערכת שומרת מנתוני העסק, לחודש אחורה, כל אחד עם תאריך, גודל וכפתור ״הורדה״. ההורדה המיידית נותנת תמיד את המצב של עכשיו; הרשימה הזו היא לחזרה למצב קודם — למשל כשמשהו נמחק או שונה לפני שבועיים.

מה בייס שומרת בעצמה

שלב 6: הגנת הנתונים

הכרטיס ״הגנת נתונים — שלוש שכבות״ מסכם את מה שקורה בלי שצריך לעשות כלום: תעבורה מוצפנת, גיבוי יומי אוטומטי במערכת, וייצוא מלא שזמין בכל עת. בתחתית הכרטיס מופיע מתי הושלם הגיבוי האחרון של העסק.

בנוסף, בייס שומרת עותק גיבוי מחוץ לשרת, ב-Google Drive, להתאוששות מתקלה. העותק מוצפן לפני שהוא יוצא מהשרת, והוא מפורט במדיניות הפרטיות. זה עותק של המערכת עצמה — לא תיקייה בחשבון Google של העסק.

ומי שמחק/ה משהו בטעות ב-30 הימים האחרונים יכול/ה להחזיר אותו בלי קובץ בכלל: ראו שחזור מה שנמחק.

שאלות נפוצות

אפשר לחבר את הגיבוי ל-Google Drive של העסק? אין חיבור אוטומטי ל-Drive של העסק. אפשר להוריד את קובץ האקסל או לקבל אותו במייל השבועי, ולשמור אותו ב-Drive בעצמכם.

הגיבוי כולל גם את הקבצים המצורפים? קובץ הייצוא כולל את הנתונים, ולגבי מסמכים חתומים וקבצים מצורפים — רק את הפרטים שלהם, לא את הקבצים עצמם. הקבצים נשמרים בגיבוי של המערכת.

מה ההבדל בין הגיבוי השבועי למייל לבין הגיבויים השבועיים השמורים? הגיבוי השבועי למייל נשלח אליכם ונשאר אצלכם. הגיבויים השמורים נשמרים במערכת לחודש אחורה, ואפשר להוריד אותם מהמסך.

את הגיבוי השבועי למייל מפעילים לכל העסק או לכל משתמש? לכל העסק: ההגדרה אחת, והקובץ נשלח לכתובת שנקבעה בכרטיס.