# תמלול קולי בפגישות בייס מציעה שני כלים שהופכים דיבור לטקסט, והם שונים זה מזה — באורך, במקום שבו האודיו מעובד ובהסכמה הנדרשת: | | **תמלול קולי (הכתבה)** | **הקלטת פגישה** | |---|---|---| | מה זה | אתם מכתיבים סיכום קצר, והטקסט נכנס לשדה התיאור | הקלטה של הפגישה כולה, והתמלול נשמר בפגישה | | אורך | עד 5 דקות להקלטה | עד 90 דקות להקלטה | | איפה מעובד האודיו | אצל ספק חיצוני של שירותי בינה מלאכותית, ולעיתים במחשב התמלול של בייס | רק במחשב התמלול של בייס — לא נשלח לשירותי בינה מלאכותית חיצוניים | | הסכמה | לא נדרשת (אתם מדברים, לא הלקוח/ה) | חובה לאשר שהמשתתפים יודעים שהפגישה מוקלטת והסכימו | | הפעלה | דורש הפעלה בהגדרות (ראו בהמשך) | זמין בעמוד הפגישה | הפירוט המלא של מי מעבד את המידע נמצא ב[מדיניות הפרטיות](https://basecrm.co.il/pages/privacy/). > **שימו לב:** המונח "פגישה" עשוי להופיע אצלכם כ"שיעור", "טיפול", "אימון" וכדומה — לפי סוג העסק. > **מידע רפואי ורגיש:** מה שמוקלט ומתומלל נשמר בכרטיס הלקוח/ה. אל תכתיבו ואל תקליטו מידע רגיש שאין בו צורך, ובקליניקה בדקו שהשימוש מתאים לחובות הסודיות ולהסכמת המטופל/ת. בהכתבה, האודיו נשלח לעיבוד אצל ספק חיצוני — שקלו זאת לפני הכתבה של פרטים רפואיים. --- ## תמלול קולי (הכתבה) מכתיבים סיכום של כמה משפטים אחרי הפגישה, והמערכת כותבת אותו בשדה התיאור. ### הפעלה הכתבה שולחת את הקול לעיבוד אצל שירות בינה מלאכותית, ולכן היא פועלת רק כשהעסק מתיר זאת: הגדרות ← גיבוי וייצוא נתונים ← **"בינה מלאכותית ונתוני לקוחות"**, המתג **"לאפשר שליחת נתוני לקוחות לבינה מלאכותית (סיכום AI ותמלול קולי)"**. - **בקליניקה** המתג כבוי עד שמנהל העסק מדליק אותו. - **בשאר העסקים** הוא דלוק כברירת מחדל. - כשהמתג כבוי, כפתורי ההכתבה לא מוצגים ושום הקלטה לא נשלחת. ### איך מכתיבים 1. פתחו את הפגישה (מעמוד הפגישות או מלוח השנה). 2. ליד **"תיאור:"** לחצו **"הוספת תיאור"** (או **"עריכת תיאור"**). 3. ליד שדה הטקסט, לחצו על כפתור המיקרופון (**"תמלול קולי"**). 4. בפעם הראשונה הדפדפן יבקש הרשאה למיקרופון — אשרו. 5. דברו. הכפתור הופך לכפתור עצירה עם שעון, ומתחת מופיע **"מקליט… ניתן לדבר"**. 6. לחצו שוב על הכפתור (**"עצירת הקלטה"**). אחרי **"מתמלל…"** הטקסט נכנס לשדה, במקום שבו עמד הסמן — הוא לא מוחק טקסט שכבר כתוב שם. 7. קראו את הטקסט ותקנו אם צריך — התמלול עלול לטעות בשמות פרטיים, במונחים מקצועיים ובמילים נדירות. 8. לחצו **"שמירה"**. עד השמירה, הטקסט לא נשמר. כפתור המיקרופון מופיע גם ליד שדה התיאור בטופס הוספת פגישה ועריכתה, וגם בעריכת תיאור פגישה מתוך כרטיס הלקוח/ה. ### העלאת קובץ אודיו ליד כפתור המיקרופון יש כפתור **"העלאת קובץ אודיו לתמלול"**. אפשר להקליט במקליט של הטלפון ולהעלות את הקובץ (MP3, M4A או WAV, עד 5 דקות). ### מגבלות - **עד 5 דקות** להקלטה. בהגעה ל-5 דקות ההקלטה נעצרת ומתומללת. - **מכסה יומית** של דקות תמלול לעסק. כשהיא מתקרבת לסיום, מוצגת הודעה עם הדקות שנותרו. - **ההקלטה עצמה לא נשמרת במערכת** — רק הטקסט שנכנס לשדה. --- ## הקלטת פגישה מקליטים את הפגישה כולה, ומקבלים תמלול שמחובר לפגישה. ### איך מקליטים 1. פתחו את עמוד הפגישה. 2. בתפריט **⋯** לחצו **"הקלטת הפגישה + תמלול"**. 3. סמנו **"המשתתפים בפגישה יודעים שהיא מוקלטת והסכימו לכך."** — בלי הסימון אי אפשר להתחיל. 4. לחצו **"התחלת הקלטה"**, ואשרו גישה למיקרופון אם הדפדפן מבקש. 5. **השאירו את המסך דולק והעמוד פתוח** עד סוף ההקלטה. יציאה מהעמוד עוצרת אותה. 6. בסיום לחצו **"עצירה וסיום"**. ההקלטה נעצרת לבד אחרי 90 דקות. **"ביטול"** באמצע ההקלטה מוחק את כל מה שהוקלט. ### אחרי ההקלטה - התמלול מוכן בדרך כלל תוך כמה דקות, ותקבלו התראה **"תמלול הפגישה מוכן"**. - הוא מופיע בעמוד הפגישה, בכרטיס **"תמלול הפגישה"**, עם הכפתורים **"העתקה"**, **"הוספה לתיאור"** ו**"מחיקה"**. - **"הוספה לתיאור"** מוסיפה את התמלול אחרי התיאור הקיים ופותחת אותו לעריכה — לחצו **"שמירה"** כדי לשמור. - **האודיו נמחק מיד אחרי התמלול.** התמלול נשמר מוצפן. - אם מחשב התמלול לא זמין, ההקלטה ממתינה לו. הקלטה שלא תומללה תוך 7 ימים נמחקת. ### מי יכול/ה להקליט כל מי שיש לו/ה גישה מלאה לפגישה. לחברי צוות בהרשאה מוגבלת (למשל קבלה) האפשרות לא מוצגת. > **שימו לב:** אחרי "הוספה לתיאור", התמלול הוא חלק מתיאור הפגישה. אם הפעלתם את "סיכום AI של הפגישות" בכרטיס הלקוח/ה, תיאורי הפגישות נשלחים לסיכום אצל שירות בינה מלאכותית חיצוני. --- ## דפדפנים שני הכלים דורשים גישה למיקרופון בדפדפן עדכני — **Chrome, Edge או Safari**, במחשב או בטלפון. בדפדפנים אחרים ההקלטה עלולה לא לעבוד. אם ההקלטה לא נפתחת, הקליטו במקליט של הטלפון והעלו את הקובץ בכפתור ההעלאה של ההכתבה. ## טיפים להקלטה איכותית - **מקום שקט** — רעשי רקע פוגעים בדיוק התמלול. - **דברו בקצב רגיל** — לא מהר מדי ולא לאט מדי. - **הגייה ברורה** — במיוחד בשמות ובמונחים מקצועיים. - **קראו את התמלול** לפני השמירה, ותקנו. ## רעיונות לשימוש - **מטפלים** — סיכום טיפול אחרי המפגש. - **מאמנים אישיים** — הערות על ביצועי המתאמן/ת. - **קוסמטיקאיות** — תיעוד טיפול והעדפות הלקוחה. - **יועצים** — סיכום פגישה, או הקלטה מלאה של פגישת עבודה (בהסכמת המשתתפים).