# תיעוד מיילים אוטומטי התכתבות עם לקוח/ה יושבת בתיבת הדואר ולא בכרטיס — וכשמחפשים אותה חצי שנה אחר כך, היא לא שם. תיעוד המיילים פותר את זה בשתי דרכים: - **מיילים שבייס שולחת בשבילכם** (חשבונית, תזכורת לפגישה ועוד) נרשמים על כרטיס הלקוח/ה מעצמם. - **מיילים שאתם כותבים או מקבלים בתיבת הדואר שלכם** נרשמים כשמעבירים אותם, או שולחים עותק נסתר, לכתובת התיעוד של העסק. > **שימו לב:** מייל מתיבת הדואר שלכם לא מגיע לבייס לבד. רק מה שנשלח לכתובת התיעוד — בהעברה, בכלל העברה אוטומטי או בעותק נסתר — מתועד. ## איפה זה נמצא **הגדרות** (בתחתית תפריט הצד) ← בכרטיס **תקשורת ואוטומציה** ← **תיעוד מיילים**. במסך מוצגות שתי הכתובות של העסק, המתג **"תיעוד אוטומטי פעיל"**, ותור המיילים שממתינים לשיוך.  --- ## מיילים שבייס שולחת — מתועדים מעצמם מייל שבייס שולחת ללקוח/ה מסוים/ת נרשם אוטומטית על הכרטיס שלו/ה — למשל חשבונית או מסמך אחר שנשלח במייל, הצעת מחיר, תזכורת לפני פגישה, הודעה על קביעה, שינוי או ביטול של פגישה, ותזכורת תשלום. **לא צריך לעשות שום דבר** בשביל זה, וזה לא תלוי בכתובות שבהמשך. מיילים שאינם קשורים ללקוח/ה מסוים/ת לא נרשמים על כרטיס. גם בקשה לחתום על מסמכים שנשלחה במייל אינה נרשמת כמייל בכרטיס — את מצב החתימה רואים בכרטיס **"הסכמים וחתימות"**. --- ## שתי כתובות התיעוד לכל עסק יש כתובת ייחודית, בשתי גרסאות: ``` data+<הקוד-שלכם>@inbound.basecrm.co.il ← מיילים נכנסים data+<הקוד-שלכם>.sent@inbound.basecrm.co.il ← מיילים יוצאים ``` את הכתובות המדויקות של העסק שלכם (עם הקוד) מעתיקים מהמסך, בכפתור **"העתקה"** שליד כל כתובת. שתיהן מגיעות לאותה תיבה; ההבדל הוא רק **איך המייל יתועד** — נכנס או יוצא. ### מיילים נכנסים — מהלקוח/ה אליכם 1. **כלל העברה אוטומטי** בתיבת הדואר (ג׳ימייל / אאוטלוק) שמעביר לכתובת הנכנסת מיילים מלקוחות. בהעברה כזו השולח המקורי נשמר בדרך כלל, והמייל משויך לבד ללקוח/ה לפי כתובת השולח. במסך יש קישור **"איך מגדירים את זה בג׳ימייל?"**. 2. **העברה ידנית (Forward)** של מייל שקיבלתם. במייל שהעברתם בעצמכם השולח הוא אתם, ולכן בייס לא יודעת לבד למי הוא שייך: המייל נכנס לתור **"ממתינים לשיוך"**, ושם בוחרים את הלקוח/ה. 3. לתת ללקוחות את הכתובת ישירות (פחות נפוץ). ### מיילים יוצאים — מכם אל הלקוח/ה מוסיפים את הכתובת עם ה‑`.sent` כ**עותק נסתר (BCC)** כשכותבים ללקוח/ה. הלקוח/ה לא רואה אותה, והמייל נרשם אצלכם כמייל יוצא על הכרטיס של הנמען/ת. הכתובת בלי `.sent` ממשיכה לעבוד בשני הכיוונים: אם תשלחו אליה עותק נסתר, המערכת עדיין תזהה לבד שמדובר במייל יוצא. --- ## איך המייל מוצא את הלקוח/ה השיוך נעשה לפי כתובות המייל שבמייל עצמו — השולח, הנמענים והעותקים. כתובות של העסק ושל המשתמשים בעסק אינן נחשבות. המערכת בודקת: 1. את **כתובות המייל** של הלקוחות, כולל אנשי קשר נוספים בכרטיס. 2. את **הנמענים** של המייל — לא רק את השולח. 3. כרטיסים בארכיון — רק אם לא נמצא לקוח/ה פעיל/ה. מייל שלא זוהה לא הולך לאיבוד — הוא ממתין בתור **"ממתינים לשיוך"**.  לכל מייל בתור אפשר: - **שיוך ללקוח קיים** — בוחרים מהרשימה, והמייל מתועד מיד (אפשר לבטל ב**"בטל שיוך"**). - **יצירת לקוח חדש מהשולח** (במייל יוצא: **מהנמען**) — נפתח כרטיס עם השם והמייל. - **"התעלם חד־פעמית"** — המייל יורד מהתור ולא ייווצר ממנו כלום. - **"התעלם תמיד"** — גם מיילים הבאים מאותו שולח לא יגיעו לתור. אפשר להחזיר שולח כזה לתור ברשימת השולחים המושתקים. מייל שנראה חשוד או שאימות השולח נכשל מסומן בבירור — כדאי לבדוק לפני שיוך. --- ## איך זה נראה בכרטיס הלקוח/ה המייל נשמר כאינטראקציה: הנושא הופך לכותרת, גוף המייל לתוכן, והתאריך הוא מועד השליחה. תג מציין אם המייל **נכנס** או **יוצא**.  --- ## שאלות נפוצות **איך מכבים את זה?** מכבים את המתג **"תיעוד אוטומטי פעיל"** במסך התיעוד. כשהמתג כבוי, מיילים שנשלחים לכתובות התיעוד לא נשמרים ולא נכנסים לתור. מיילים שכבר תועדו נשארים. (מיילים שבייס עצמה שולחת ממשיכים להירשם בכרטיס.) **שלחתי מייל לשני לקוחות. איפה הוא יתועד?** אצל שניהם. המערכת בודקת את כל הנמענים ומשייכת לכל מי שזוהה. **העברתי מייל והוא לא הופיע בכרטיס.** מייל שהעברתם ידנית ממתין בדרך כלל בתור "ממתינים לשיוך" (גללו למטה במסך התיעוד) — שייכו אותו משם. סיבות אחרות: התיעוד כבוי, או שההעברה נכשלה באימות השולח. ב‑Gmail חשוב לזכור שכללי סינון **אינם פועלים על מיילים יוצאים** — לתיעוד מיילים שאתם שולחים השתמשו בעותק נסתר. **האם הלקוח/ה רואה שהמייל מתועד?** בעותק נסתר — לא: כתובת התיעוד אינה מוצגת לנמענים. בהעברה ידנית — הלקוח/ה לא מעורב/ת בה. אם תיתנו ללקוח/ה את הכתובת ישירות, היא כמובן גלויה. התיעוד שומר את תוכן ההתכתבות בכרטיס, ובהתאם לנסיבות ייתכן שכדאי ליידע את הלקוחות שהתכתבות עם העסק נשמרת במערכת. **מה קורה לקבצים מצורפים?** בקבצים שמגיעים לכתובות התיעוד: קבצי PDF, תמונות, מסמכי Word ו-Excel, CSV וטקסט עד 10MB כל אחד נשמרים בקבצים של כרטיס הלקוח/ה, ואפשר להוריד אותם משם. קבצים מסוגים אחרים או גדולים יותר לא נשמרים. במיילים שבייס שולחת נרשם בכרטיס רק שם הקובץ שצורף.