# תזכורות אוטומטיות לפגישות מדריך זה מסביר מה בייס שולחת ללקוחות על פגישות ומתי, איך מפעילים תזכורות, ומה עושים כשתזכורת לא הגיעה. זה המקום היחיד במרכז העזרה שמתאר את כל ההודעות ללקוח — שאר מדריכי הפגישות מפנים לכאן. > **שימו לב:** בעסק חדש התזכורות **כבויות** עד שמפעילים אותן. אם לא הפעלתם — לא נשלחת שום תזכורת. ## מה הלקוח/ה מקבל/ת, ומתי | מתי | מה נשלח | |---|---| | קביעת פגישה מתוך המערכת | **שום דבר אוטומטי.** אפשר לשלוח זימון ידנית — ראו בהמשך | | קביעת תור דרך קישור קביעת התור | מייל אישור עם קישור לביטול, **אם הלקוח/ה הזין/ה כתובת מייל**. גם אתם מקבלים מייל על התור החדש | | לפני הפגישה | **תזכורת במייל** — רק אם התזכורות הופעלו, ורק ללקוח/ה שיש בכרטיס שלו/ה כתובת מייל | | שינוי מועד או פרטים | **שום הודעה אוטומטית.** התזכורת עצמה מתעדכנת למועד החדש | | ביטול או מחיקה של פגישה במערכת | **שום הודעה אוטומטית.** תזכורת שעוד לא נשלחה לא תישלח | | הלקוח/ה ביטל/ה דרך הקישור במייל האישור | הפגישה מסומנת "בוטלה", והלקוח/ה ואתם מקבלים מייל ביטול | מכיוון ששינוי מועד לא מודיע ללקוח/ה, התזכורת הבאה תגיע כבר עם המועד החדש. לכן אחרי כל שינוי כדאי לעדכן את הלקוח/ה בעצמכם: בעמוד הפגישה, בתפריט **⋯** — **"שליחת זימון במייל"** (זימון עם קובץ יומן) או **"שיתוף בוואטסאפ"**. > **בעסק עם כמה אנשי צוות:** איש צוות שמשויך לפגישה מקבל התראה במערכת כשמישהו אחר קובע, מזיז או מבטל פגישה שלו — וגם מייל, כשהשינוי נוגע לפגישה שמתחילה בתוך כ-36 השעות הקרובות. ההתראה הזו היא לצוות בלבד, לא ללקוח/ה. ## הפעלת התזכורות הגדרות ← התראות ותזכורות ← תזכורות והתראות. בכרטיס **"תזכורות פגישות"**:  **ללקוח:** - **"שלח ללקוח תזכורת לפני הפגישה"** — המתג הראשי של התזכורות ללקוחות. - **"תזכורת ראשונה"** — כמה זמן לפני הפגישה, משעתיים ועד שבוע. ברירת המחדל: 24 שעות. - **"שלח גם תזכורת שנייה"** — תזכורת נוספת, קרובה יותר לפגישה (למשל שבוע לפני ואז יומיים לפני). - **"לצרף לתזכורת ולזימון את תיאור הפגישה"** — כבוי כברירת מחדל. כשהוא כבוי, התיאור שכתבתם בפגישה לא יוצא ללקוח/ה. בקליניקה האפשרות לא מוצעת כלל. **לכם:** - **"שלח לי מייל לפני כל פגישה"** — מייל אליכם במועד התזכורת הראשונה, גם כשלא נשלחת תזכורת ללקוח/ה. - **"התראה לנייד שלי לפני פגישה"** — התראה לטלפון, אם אישרתם התראות במכשיר. ראו [הגדרות התראות](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%94%D7%92%D7%93%D7%A8%D7%95%D7%AA-%D7%94%D7%AA%D7%A8%D7%90%D7%95%D7%AA.md). לסיום לחצו **"שמירת הגדרות תזכורות"**. ההגדרה חלה גם על פגישות עתידיות שכבר קבועות ביומן. כשהתזכורות פעילות, בטופס הוספת פגישה מופיעה מתחת לשעה השורה **"תישלח תזכורת אוטומטית ללקוח לפני המועד"**. ### מה כתוב בתזכורת תאריך ושעת הפגישה, משך הפגישה, שם העסק ופרטי הקשר שלו, וקישור להוספת הפגישה ליומן של הלקוח/ה. תיאור הפגישה מצורף רק אם הפעלתם את המתג המתאים. ### פגישה שנקבעה ברגע האחרון אם בזמן הקביעה נשאר פחות מזמן התזכורת, התזכורת נשלחת מיד ומציינת את המועד המדויק. לפגישה שמתחילה בעוד פחות משעתיים לא נשלחת תזכורת. ## תזכורת לפגישה בודדת אין מתג תזכורת לכל פגישה בנפרד — ההגדרה חלה על כל הפגישות של העסק. מה שכן אפשר: - **פגישה שבוטלה** (סטטוס "בוטלה" או "לא הגיע") או **נמחקה** — התזכורת שלה לא נשלחת. - **הלקוח/ה** יכול/ה להפסיק תזכורות מהקישור שבתחתית מייל התזכורת: לפגישה הזו בלבד (כשמתוכננת תזכורת נוספת), או לכל התזכורות. - **אתם** יכולים להפסיק את המייל אליכם מהקישור שבתחתית המייל: לפגישות עם לקוח/ה מסוים/ת, או לכל הפגישות. ההשתקות מוצגות בהגדרות התזכורות, עם כפתור **"החזרת התזכורות"**. ## איך יודעים שתזכורת נשלחה תזכורת שנשלחה נרשמת בכרטיס הלקוח/ה, ברשימת האינטראקציות, כ**"מייל יוצא"** — עם התוכן שנשלח. ראו גם [תיעוד מיילים](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%AA%D7%99%D7%A2%D7%95%D7%93-%D7%9E%D7%99%D7%99%D7%9C%D7%99%D7%9D.md). תזכורת שלא נשלחה לא מוצגת באף מסך. אם בכרטיס אין "מייל יוצא" סמוך למועד התזכורת, הסיבה היא כמעט תמיד אחת מאלה: - אין בכרטיס הלקוח/ה כתובת מייל, או שהכתובת שגויה. - הלקוח/ה הפסיק/ה לקבל תזכורות מהקישור במייל. - התזכורות ללקוחות כבויות בהגדרות. - הפגישה נקבעה פחות משעתיים לפני מועדה. ## טיפים - **ודאו שהמייל תקין** כבר כשמוסיפים לקוח/ה. - **הכנה לפגישה** (כתובת, מה להביא) — כתבו בהודעה שאתם שולחים בעצמכם, או הפעילו את צירוף התיאור. בלי המתג, התיאור לא מופיע בתזכורת. - **לקוח/ה אומר/ת שלא קיבל/ה תזכורת** — בדקו את כתובת המייל בכרטיס, ובקשו לבדוק גם בתיקיית הספאם. ## שאלות נפוצות **יש תזכורות ב-SMS או בוואטסאפ?** לא באופן אוטומטי. התזכורות האוטומטיות נשלחות במייל. בעמוד הפגישה, בתפריט **⋯**, הכפתור **"שיתוף בוואטסאפ"** פותח שיחה עם הודעה מוכנה, ושולחים אותה בעצמכם. **התזכורות חלות גם על תורים שנקבעו דרך קישור קביעת התור?** כן, על כל הפגישות, לא משנה איך נקבעו. **הפגישה בוטלה אחרי שהתזכורת כבר נשלחה. הלקוח/ה יקבל/ה הודעת ביטול?** לא. ביטול מתוך המערכת לא שולח הודעה — עדכנו את הלקוח/ה בעצמכם. **הפעלתי תזכורות. גם פגישות שכבר קבועות יקבלו תזכורת?** כן, כל פגישה עתידית שעוד לא עבר מועד התזכורת שלה.