# קליניקה ומרכז טיפול: צוות, חדרים, יומן משותף ותשלומים למטפלים המדריך הזה מיועד לקליניקות ולמרכזי טיפול — ממטפל/ת עצמאי/ת ועד מרכז עם מטפלים רבים, מאבחנים ומתאמים. הוא מסביר איך מגדירים את הצוות והחדרים, איך היומן מציג את כולם, ומה יש במסך ״ניהול המרכז״: בקרת מטפלים, כרטיס לכל מטפל/ת, מסלול מטופלים ותשלומים למטפלים. בסופו — מסמכים קליניים, תבניות סיכום, ומה מוסתר ממי. > **שימו לב:** המסכים במדריך מופיעים לעסקים מסוג ״ניהול קליניקה״. השורה ״ניהול המרכז״ בתפריט דלוקה מאליה כשמוגדרים בעסק לפחות שני מטפלים פעילים; קליניקה של מטפל/ת אחד/ת יכולה להדליק אותה בהגדרות ← ״הצגת פריטים במערכת״. ״תשלומים למטפלים״ ולשונית ״כספים״ בכרטיס המטפל/ת זמינים לבעל/ת העסק ולמנהלים שותפים בלבד. ## הקמת הצוות והחדרים ### שלב 1: מוסיפים את אנשי הצוות ב״ניהול המרכז״ ← **״צוות המרכז״** לוחצים **״הוספת איש צוות״**. ממלאים שם, טלפון ואימייל, ומסמנים תפקיד: **מטפל/ת**, **מאבחן/ת** או **מתאם/ת** (אפשר כמה). ״הוספה ומעבר לכרטיס״ שומרת ופותחת את כרטיס איש הצוות.   - **צוות שלם בבת אחת:** ״ייבוא רשימה״ מקבל רשימה שמדביקים מאקסל — שורה לכל איש צוות, בסדר: שם, טלפון, אימייל, עיר, תפקיד. ״תצוגה מקדימה״ מראה מה ייווצר לפני שמייבאים. - **כניסה למערכת:** איש צוות לא חייב משתמש — הוא מופיע ביומן ובדוחות גם בלעדיו. מי שצריך להיכנס מקבל הזמנה בכפתור ״כניסות והרשאות״, שם בוחרים גם את ההרשאה (ראו ״מי רואה מה״ בהמשך). - **צבע בלוח:** לכל מטפל/ת צבע משלו ביומן. את הצבע, את השם ואת מצב ״פעיל״ אפשר לשנות גם בהגדרות ← ״פגישות ותורים״ ← ״מטפלים״. כיבוי איש צוות מוציא אותו משימוש, והפגישות שלו נשמרות. [פתיחת צוות המרכז](/public/clinic/practitioners.php) ### שלב 2: מגדירים חדרים (לא חובה) יש כמה חדרי טיפול? בהגדרות ← **״פגישות ותורים״** ← **״חדרים״** מוסיפים כל חדר בשמו. מרגע שיש חדרים, בטופס הפגישה מופיע השדה ״חדר״, וביומן אפשר לסנן לפי חדר.  כשקובעים פגישה באותו זמן לאותו/ה מטפל/ת או באותו חדר, המערכת מציגה ״קיימת חפיפה בזמן זה״ ושואלת אם להמשיך. מטפלים שונים בחדרים שונים באותה שעה — אין התראה. מרכז שעובד גם מחוץ למרכז (טיפול בטבע, ביקורי בית) פשוט לא בוחר חדר. ## היומן של כל המטפלים ### שלב 3: מסננים את היומן לפי מטפל/ת ביומן הפגישות, בעמודת הסינון, מופיעה רשימת המטפלים עם הצבע של כל אחד. **״הכל״** מציג את כולם, **״נקה״** מנקה את הסימון — ואז מסמנים רק את מי שרוצים לראות. מי שמחובר/ת ומקושר/ת לכרטיס מטפל/ת רואה גם **״רק שלי״**. מתחת לרשימה יש סינון זהה לחדרים.  לחיצה על פגישה פותחת אותה; הצבע שלה הוא הצבע של המטפל/ת. לשימוש הכללי ביומן ראו [שימוש בלוח שנה](/help/view?doc=docs/user-guides/שימוש-בלוח-שנה.md). ## ניהול המרכז ### בקרת מטפלים המסך הראשון של ״ניהול המרכז״ מראה, לתקופה שבוחרים (השבוע, החודש, החודש הקודם, השנה או טווח תאריכים), מה כל מטפל/ת עשה/תה: פגישות שהתקיימו, לא הגיעו, בוטלו, קרובות, מטופלים בתקופה ומטופלים פעילים. מנהלים רואים גם את **״שווי הפגישות״** — כולל החלק של קופה או גורם מממן. בתיבה **״דורש תשומת לב״** מופיעים פגישות בלי מטפל/ת משויך/ת (הן לא נספרות לאף אחד), מטפלים פעילים בלי אף פגישה בתקופה, מטפלים שהגיעו למספר המטופלים המרבי שלהם, ופגישות שתומחרו לפי מחיר ברירת המחדל. ״ייצוא לאקסל״ מוריד את הטבלה.  ### שלב 4: כרטיס המטפל/ת ותנאי השכר לחיצה על שם מטפל/ת פותחת את הכרטיס שלו/ה, עם הלשוניות ״סקירה״, ״מטופלים״, ״פגישות״, ״יומן וזמינות״, ״כספים״ ו״פרטים״. בלשונית **״כספים״** קובעים **״תנאי שכר״** בלחיצה על ״תנאים חדשים״. יש שלוש דרכים לחשב: - **סכום קבוע לפגישה** - **אחוז ממחיר הפגישה** — מחושב על המחיר לפני מע"מ. - **תעריף לפי סוג פגישה** אפשר להוסיף **תעריפים מיוחדים** לסוג פגישה, לגורם מממן (קופה או פרטי), או לשניהם — התעריף הספציפי ביותר גובר. ואפשר לסמן ״משלמים גם על פגישה שהמטופל/ת לא הגיע/ה אליה״.  **חשוב לדעת:** לכל גרסת תנאים יש תאריך שממנו היא חלה. שינוי תנאים יוצר גרסה חדשה — פגישות שכבר התקיימו נשארות לפי התנאים שחלו עליהן. פגישה שאין לה תנאים בתאריך שלה, או תעריף לסוג שלה, מסומנת ״לא חושבו״ ולא נספרת כאפס. בלשונית **״יומן וזמינות״** קובעים לכל מטפל/ת: - **שעות זמינות לזימון אונליין** — לפי שעות הפעילות של העסק, או שעות משלו/ה. בקישור הזימון אפשר לבחור מטפל/ת כשיש בעסק לפחות שני מטפלים פעילים. - **חופשות וימים חסומים** — בימים האלה אי אפשר לקבוע אצלו/ה בקישור הזימון, והם מסומנים ביומן הפגישות. - **היומן בטלפון** — ״יצירת קישור ליומן״ נותן קישור מנוי ליומן Google, לאייפון או ל-Outlook. מופיעים הכותרת, השעה והחדר, בלי הערות הפגישה. את הקישור לא משתפים.  ב״צוות המרכז״ יש גם כרטיס **״תזכורות למטפלים״**: התראה לנייד לפני כל פגישה, וסיכום בוקר עם מספר הפגישות של היום — למי שנכנס/ת למערכת ואישר/ה התראות בטלפון. ### שלב 5: מסלול מטופלים — מליד ועד טיפול **״מסלול מטופלים״** מסדר את הפונים לפי שלבים: חדשים · אחרי שיחת תיאום · אבחון נקבע · ממתינים לסיכום אבחון · ממתינים להתאמה · הותאמו — לפני פגישה ראשונה · בטיפול. השלב נקבע לבד, לפי הפגישות שהתקיימו, סיכום האבחון וההתאמה. כדי שהמסלול יידע מה היה, ב**״הגדרת המסלול״** (בתחתית המסך) מסמנים איזה סוג פגישה הוא ״שיחת תיאום״, איזה ״שיחת אבחון״, ואילו הם טיפול. בשלב ״ממתינים להתאמה״ לוחצים **״התאמה״**. נפתח חלון עם סיכום האבחון, וההמלצה ומתחתיה רשימת מטפלים מוצעים — מי שפנוי/ה למטופלים חדשים, ממוינים לפי סוג הטיפול שהומלץ, העיר ומספר המטופלים הפעילים. לחיצה על ״התאמה״ ליד מטפל/ת משייכת אליו/ה את המטופל/ת, והמטפל/ת מקבל/ת התראה. המערכת מציעה — ההחלטה של מי שמתאים.   **לידים בלי מתאם/ת** מופיעים בראש המסך. אפשר לשייך כל אחד מכרטיס הלקוח, או להדליק בתחתית המסך **״ניתוב לידים אוטומטי למתאמים״** — כל ליד חדש משויך למתאם/ת עם הכי מעט לידים פתוחים. הניתוב כבוי עד שמדליקים אותו. ### שלב 6: תשלומים למטפלים **״תשלומים למטפלים״** מראה לכל מטפל/ת כמה הרוויח/ה בתקופה, כמה הועבר, ו**״יתרה לתשלום״** — כל מה שהרוויח/ה עד היום פחות כל מה שהועבר עד היום. כשמעבירים כסף, לוחצים **״רישום העברה״** בשורה שלו/ה ורושמים סכום, אמצעי ועבור איזו תקופה.  - העברה שנרשמה בטעות לא נמחקת — לוחצים ״ביטול״ בשורה שלה בכרטיס המטפל/ת, ונרשמת שורת ביטול. - המתג **״מטפלים רואים את התשלומים שלהם״** (דלוק כברירת מחדל): מטפל/ת עם הרשאת ״רק המטופלים שלו/ה״ רואה בכרטיס שלו/ה כמה הרוויח/ה, מה הועבר ומה היתרה — לקריאה בלבד, בלי מטפלים אחרים ובלי הכספים של המרכז. - ״ייצוא לאקסל״ מוריד את הטבלה לתקופה. ## מסמכים קליניים ותבניות סיכום **מסמכים** (בתפריט) — מעלים לכל מטופל/ת קובץ PDF, Word או תמונה, עד 10MB, ובוחרים קטגוריה: אינטייק, אבחון / הערכה, תוכנית טיפול, טופס הסכמה, תוצאות בדיקות, ביטוח, שאלון או אחר. אפשר לסנן לפי מטופל/ת ולפי קטגוריה.  ### שלב 7: תבנית סיכום לכל סוג פגישה בהגדרות ← **״פגישות ותורים״** ← **״סוגי פגישות ומשך״**, מתחת לכל סוג יש **״תבנית סיכום״**. הטקסט שכותבים שם ממלא את תיבת הסיכום הריקה של פגישה מהסוג הזה — למשל כותרות קבועות: מטרת המפגש · מה עלה · המשך. המטפל/ת עורך/ת ושומר/ת; התבנית לא נשמרת בפגישה בלי לחיצה על שמירה.  ## מי רואה מה **הרשאות צוות.** כשמזמינים איש צוות למערכת (״כניסות והרשאות״) בוחרים אחת משלוש: - **גישה מלאה** - **רק המטופלים שלו/ה** — מטופלים שהתיק שלהם אצלו/ה או שיש לו/ה איתם פגישה, עם התיק המלא שלהם. בלי הכספים של העסק, דוחות והגדרות. - **מזכירות — בלי תוכן טיפולי** — כל המטופלים והיומן, לקביעת פגישות ולתשלומים, בלי סיכומי טיפול, הערות טיפוליות ומסמכים קליניים. בעל/ת העסק יכול/ה גם למנות **מנהל/ת שותף/ה** — עם גישה מלאה, ניהול הצוות והתשלומים למטפלים. **שדות קליניים.** שדה מותאם אישית (למשל אבחנה או תוכנית טיפול) אפשר לסמן **״שדה קליני״** — בניהול שדות, בחלון ״שדה מותאם חדש״ או בעריכת שדה קיים. חברי צוות בהרשאת מזכירות לא יראו את השדה ולא יוכלו לשנות אותו. בשדות שמסומנים כך מופיע התג ״קליני״. להוספת שדות ראו [הוספת שדות מותאמים](/help/view?doc=docs/user-guides/הוספת-שדות-מותאמים.md).  **סיכום הטיפול לא יוצא מהעסק.** בקליניקה, תיאור הפגישה הוא סיכום הטיפול, ולכן הוא לא נשלח למטופלים — לא בתזכורת, לא בזימון ולא בקישורי ״הוספה ליומן״. למטופלים יוצאות תזכורות ומסמכים חשבונאיים בלבד. אין מתג שמשנה את זה. ### שלב 8: בינה מלאכותית ונתוני מטופלים ״סיכום AI״ בכרטיס הלקוח וההקלטה הקולית לתמלול שולחים את רשומות הלקוח לספק בינה מלאכותית חיצוני. **בקליניקה ברירת המחדל היא כבוי** — שני הכלים לא מוצגים ושום נתון לא נשלח. כדי להדליק: הגדרות ← **״בינה מלאכותית ונתוני לקוחות״** ← ״לאפשר שליחת נתוני לקוחות לבינה מלאכותית (סיכום AI ותמלול קולי)״ ← ״שמירה״. ההפעלה היא החלטה של העסק, ומחייבת לעדכן את המטופלים במסמכי הפרטיות.  על התמלול עצמו ראו [תמלול קולי בפגישות](/help/view?doc=docs/user-guides/תמלול-קולי-בפגישות.md). ## שאלות נפוצות **אני עובד/ת לבד. צריך את כל זה?** לא. בלי אנשי צוות, היומן ומסכי הפגישות נראים כרגיל, ו״ניהול המרכז״ לא מופיע בתפריט. מסמכים, תבניות סיכום, [יומן רופא](/help/view?doc=docs/user-guides/יומן-רופא.md) ו[הדרכה קלינית](/help/view?doc=docs/user-guides/הדרכה-קלינית.md) עובדים גם לקליניקה של אדם אחד. **למה פגישה לא נספרת לאף מטפל/ת?** כי לא נבחר לה מטפל/ת. בבקרת המטפלים, ב״דורש תשומת לב״, יש קישור לכל הפגישות האלה בתקופה — משייכים בטופס הפגישה. **שיניתי תנאי שכר. מה קורה לפגישות שכבר היו?** שום דבר. התנאים החדשים חלים מהתאריך שנבחר, ופגישות קודמות נשארות לפי התנאים שחלו עליהן. **מטופל/ת מקופה — איך זה נכנס לחישוב?** ״שווי הפגישות״ כולל את החלק של הגורם המממן. בתנאי השכר אפשר לקבוע תעריף מיוחד לגורם מממן. **מטפל/ת לא מקבל/ת מטופלים חדשים. איך מוציאים אותו/ה מההצעות?** בכרטיס המטפל/ת, בלשונית ״פרטים״, מבטלים את הסימון ״פנוי/ה למטופלים חדשים״. מטפלים שהגיעו למספר המטופלים המרבי שלהם לא מוצעים גם הם.