# מסמכים לחתימה תנאי התקשרות, הצהרת בריאות, הסכם שירות, ויתור — כל מסמך שהלקוח/ה צריך/ה לחתום עליו נבנה פעם אחת כתבנית, ומשם נשלח לכל לקוח/ה בקישור. הלקוח/ה חותם/ת מהטלפון, ועותק חתום נשלח למייל של העסק — וגם ללקוח/ה, אם יש לו/ה כתובת מייל. > **שימו לב:** אחרי החתימה נשמר **עותק קפוא** של המסמך — בדיוק הנוסח שהוצג ברגע החתימה. עריכה של התבנית בהמשך לא משנה מסמכים שכבר נחתמו, וזה בכוונה. ## איפה זה נמצא **טפסים וקישורים** בתפריט הצד ← **מסמכים לחתימת לקוחות**. בכניסה הראשונה המערכת יוצרת לכם כמה מסמכי ברירת מחדל לפי סוג העסק, ואפשר לערוך אותם או למחוק.  בטבלה מוצג לכל מסמך: שם, גרסה, האם הוא דורש חתימה, כמה חתימות נאספו, האם הוא פעיל, והקישור הפומבי שלו. --- ## בניית תבנית ### שלב 1: יצירת המסמך "מסמך חדש" ← בוחרים סוג מהרשימה או "מותאם אישית", נותנים שם וכותבים את התוכן בעורך.  ### שלב 2: שדות דינמיים — הדבר החשוב במסך הזה במקום לכתוב "אני, ______, מצהיר/ה", משבצים בתוכן שדה דינמי: `{{שם הלקוח}}`. בעת החתימה השדה מתמלא אוטומטית מכרטיס הלקוח. לחיצה על שם השדה ברשימה משבצת אותו בתוכן. השדות הזמינים: | שדה | מקור | |---|---| | `{{שם הלקוח}}`, `{{תעודת זהות}}`, `{{טלפון}}`, `{{אימייל}}` | נשלף מהכרטיס; אם חסר — החותם/ת ממלא/ת | | `{{כתובת}}`, `{{שם חברה}}` | נשלף מהכרטיס; אם חסר — החותם/ת נדרש/ת למלא | | `{{שם העסק}}`, `{{ח.פ העסק}}` | מפרטי העסק שלכם — **החותם/ת אינו/ה יכול/ה לשנות** | | `{{תאריך}}`, `{{שם המסמך}}` | נקבע על ידי המערכת בעת החתימה | **גם השדות המותאמים שלכם עובדים.** כל שדה שהגדרתם בהגדרות השדות ומופיע בכרטיס הלקוח ניתן לשיבוץ באותה צורה. ואם תכתבו שדה שהמערכת לא מכירה — למשל `{{מספר רישיון}}` — המערכת תציג לחותם/ת שדה חובה למילוי בשם הזה (ואם יש לכם שדה מותאם באותו שם, הערך יישלף מהכרטיס). כך אותה תבנית משרתת את כל הלקוחות בלי לערוך אותה בכל שליחה. > **בדקו את האיות של כל שדה דינמי.** המערכת לא מתריעה על שם שדה שאינו מוכר — גם שגיאת הקלדה, כמו `{{שם הלקח}}` במקום `{{שם הלקוח}}`, תהפוך בשקט לשדה חובה שהחותם/ת יתבקש/תתבקש למלא בעצמו/ה. מומלץ לפתוח את הקישור ולבדוק את המסמך לפני ששולחים אותו ללקוחות. הדרך הבטוחה לשבץ שדה היא ללחוץ על שמו ברשימה. > שדות העסק (שם העסק, ח.פ, תאריך החתימה) לעולם אינם ניתנים למילוי על ידי החותם/ת — אחרת אפשר היה לזייף את מספר העוסק או את תאריך החתימה בתוך העותק החתום. ### שלב 3: המתג "דורש חתימה" זה מתג נפרד מהפעיל/לא פעיל, ויש לו משמעות מדויקת: - **דלוק** — הקישור הפומבי מציג טופס חתימה, והלקוח/ה נדרש/ת לאשר את המסמך גם בעת רישום עצמאי. - **כבוי** — הקישור מציג את המסמך **לקריאה בלבד**, ואי אפשר לחתום עליו. מסמכים כמו "מדיניות ביטולים" מתאימים למצב הכבוי; הסכם התקשרות — לדלוק. --- ## שליחה לחתימה ### מכרטיס הלקוח/ה בכרטיס הלקוח/ה יש אזור **הסכמים וחתימות**: אילו מסמכים שויכו, מה נחתם ומה עדיין ממתין. **הוספת מסמכים והסכמים** משייכת מסמך ללקוח/ה. כשיש מסמכים שממתינים לחתימה: - אם בכרטיס יש טלפון — מופיע הכפתור **שליחה ללקוח**, שפותח הודעת וואטסאפ עם הקישור. - אם אין טלפון — מופיע במקומו **העתקת קישור לשליחה**. את הקישור אפשר לשלוח בכל דרך — במייל, ב-SMS או בהודעה. - לכל מסמך ממתין יש גם כפתור **העתקת קישור** משלו.  ### מה הלקוח/ה רואה עמוד נקי עם תוכן המסמך, השדות שצריך למלא, ואפשרות לצייר חתימה באצבע או בעכבר. אחרי האישור: - **ללקוח/ה** — כפתור **"הורדת העותק החתום כ-PDF"** מוצג תמיד, ואם הוזנה כתובת מייל (או שיש כזו בכרטיס) — עותק חתום נשלח גם למייל. - **לעסק** — עותק נשלח לכתובת המייל של העסק, ואתם רואים את החתימה במערכת.  --- ## מעקב אחרי חתימות בטבלת המסמכים, עמודת **חתימות** מציגה כמה נאספו. לחיצה עליה פותחת את רשימת החותמים: מי חתם, מתי, ואיזה עותק נשמר. - **צפייה** בעותק החתום — בדיוק הנוסח שנחתם, עם החתימה המצוירת. - **ייצוא לאקסל** — כל החתימות של מסמך אחד, או של כל המסמכים יחד.  לצד כל חתימה נשמר גם **נוסח ההסכמה** שהחותם/ת אישר/ה ומועד האישור — תיעוד של מה שהחותם/ת ראה/תה ואישר/ה. --- ## חתימה בזמן ההרשמה מסמך שהמתג **"דורש חתימה"** שלו דלוק מופיע לאישור גם בטפסי ההרשמה של העסק — טופס הרשמת לקוח, הרשמה לחוג והרשמה לשיעור בודד — בתנאי שבטופס עצמו דלוק **"לדרוש חתימה על המסמכים שסימנתם כנדרשים"** (**טפסים וקישורים** ← **טפסים ציבוריים** ← עריכת הטופס). הרישום לא יושלם בלי האישור, וכך תנאי ההתקשרות נאספים אוטומטית מכל לקוח/ה חדש/ה. --- ## שאלות נפוצות **ערכתי מסמך שכבר נחתם. מה קרה לחתימות הקודמות?** כלום. כל חתימה שמורה עם העותק הקפוא שלה ועם מספר הגרסה שנחתמה. העריכה מעלה את הגרסה, וחתימות חדשות ייקשרו לגרסה החדשה. **האם החתימה קבילה משפטית?** המערכת שומרת את נוסח המסמך שהוצג וגרסתו, את החתימה המצוירת (אם צוירה), את מועד החתימה, את כתובת ה‑IP והדפדפן, ואת נוסח ההסכמה. לפי תנאי השימוש זו "חתימה אלקטרונית" כמשמעותה בחוק חתימה אלקטרונית — אבל לא "חתימה אלקטרונית מאובטחת" ולא "חתימה אלקטרונית מאושרת". המשקל שלה כראיה תלוי בנסיבות ובסוג ההתקשרות — לשאלות מהותיות התייעצו עם עורך/ת דין. **מחקתי מסמך שיש עליו חתימות.** המערכת מתריעה לפני מחיקה כשיש חתימות. אם נמחק — החתימות עצמן נשמרות, אבל עדיף לכבות את המסמך (לא פעיל) במקום למחוק. **השדה `{{שם הלקוח}}` נשאר ריק.** כלומר לא היה שם בכרטיס. במקרה כזה הלקוח/ה מתבקש/ת למלא אותו בעצמו/ה בעת החתימה, והערך נשמר גם בעותק החתום. **אפשר לצרף מסמך לאירוע או לפרויקט, לא רק ללקוח?** כן. אותו מנגנון עובד על ישויות נוספות, ולעסקי אירועים יש גם שדות ייעודיים (`{{שם האירוע}}`, `{{תאריך האירוע}}`, `{{מתחם}}`, `{{כמות מוזמנים}}`).