# ניהול מלאי ומסמכים מודול המלאי מחבר בין הסחורה שלכם לבין החשבוניות שאתם מפיקים: כשמסמך יוצא ללקוח, הכמות במלאי יורדת מעצמה, בלי לעדכן כמויות ביד ובלי קובץ אקסל נפרד — המסמך הוא הפעולה, והמלאי מתעדכן בעקבותיו. > **שימו לב:** ההפחתה מתרחשת בהפקת המסמך, ולא כשמוסיפים שורה לטופס. כל עוד הטופס לא נשלח — המלאי לא זז. ## איפה זה נמצא המלאי מופיע בתפריט הצד תחת "כספים ותפעול". אם אינכם רואים אותו, הוא כובה בהגדרות התפריט של העסק — אפשר להחזיר אותו ב**הגדרות ← מראה ועיצוב ← הצגת פריטים בתפריט**.  בראש המסך מוצגים כרטיסי סיכום: כמה מוצרים יש, כמה מהם **דורשים חידוש**, כמה **אזלו**, ו**שווי המלאי** — הכמות כפול מחיר המכירה, למוצרים שהוגדר להם מחיר. עסק שמוסר מוצרים לחנויות רואה גם כמה יחידות נמצאות **בחנויות**. --- ## הוספת מוצר ### שלב 1: פרטי המוצר לוחצים על **"מוצר חדש"**. שדה החובה היחיד הוא **שם המוצר**; כל השאר עוזר אבל אינו הכרחי: - **מק״ט** — מזהה קצר לחיפוש מהיר, גם בשורה של מסמך: מקלידים אותו בתיאור והמוצר מופיע ברשימה. - **קטגוריה** — לקיבוץ וסינון ברשימה. - **מחיר** — נשלף אוטומטית כשבוחרים את המוצר במסמך. - **מלאי התחלתי** — הכמות שיש לכם עכשיו. - **רמת מלאי מינימום** — כשהכמות מגיעה לרף הזה או יורדת מתחתיו, המוצר מסומן "דורש חידוש".  ### שלב 2: רמת המינימום — למה זה משתלם זה השדה שעושה את ההבדל בין רשימה למערכת. כשהכמות מגיעה לרף או יורדת מתחתיו, המוצר נצבע ברשימה ואפשר לקבל התראה — לפעמון ולנייד, פעם אחת ביום לכל מוצר. את ההתראות מפעילים פעם אחת ב**הגדרות מלאי** (כפתור גלגל השיניים בראש המסך). ההגדרות זמינות למנהל העסק.  --- ## איך המלאי זז כשמפיקים מסמך ### בחירת מוצר בתוך המסמך בטופס יצירת חשבונית, תיאור השורה הוא גם רשימת הפריטים: לחיצה על תיאור ריק (או על החץ שבקצה השדה) פותחת את קטלוג השירותים ואת מוצרי המלאי, והקלדה מצמצמת את הרשימה — לפי שם, ולמוצרי מלאי גם לפי מק״ט. ליד כל מוצר מוצגת הכמות הזמינה במלאי.  אם תזינו במסמך כמות גדולה מהמלאי, המערכת תתריע — אבל לא תחסום. לפעמים מוכרים מה שעוד לא הגיע. ### מה מפחית ומה לא בהגדרות המלאי, תחת **מסמכים שמפחיתים מהמלאי**, בוחרים אילו סוגי מסמכים מפחיתים. כברירת מחדל מסומנים הזמנה, חשבונית עסקה, חשבונית מס וחשבונית מס/קבלה, ואפשר לשנות: | מסמך | השפעה על המלאי | |---|---| | הזמנה / חשבונית עסקה / חשבונית מס / חשבונית מס/קבלה | מפחיתה, אם הסוג מסומן בהגדרות | | **קבלה** | **לעולם לא מפחיתה** — היא מתעדת תשלום, לא יציאת סחורה | | חשבונית זיכוי | **תמיד מחזירה** למלאי | | ביטול הזמנה או חשבון עסקה (**ביטול / העברה לארכיון**) | מחזיר למלאי | | עריכת הזמנה או חשבון עסקה | מתקנת את ההפרש בלבד | חשבונית מס שהופקה אינה נמחקת ואינה מועברת לארכיון. כדי לבטל אותה מפיקים חשבונית זיכוי — וזו מחזירה את הסחורה למלאי. אם תערכו הזמנה ותשנו כמות מ‑3 ל‑5, המערכת תפחית 2 נוספים — לא 5 שוב. ### לראות מה קרה בכרטיס המוצר, תחת **תנועות אחרונות**, מופיעה כל תנועה: מה נכנס, מה יצא, מתי, ובאיזה מסמך. לחיצה על "למסמך" פותחת את החשבונית שגרמה לתנועה.  --- ## חיבור שירות בקטלוג למוצר במלאי אם אתם מוכרים שירות שצורך סחורה — למשל טיפול שכולל תכשיר — אפשר לקשר את השורה בקטלוג השירותים למוצר במלאי. מאותו רגע, מכירת השירות מפחיתה את המוצר, בלי שתצטרכו להוסיף שתי שורות לכל מסמך. הקישור נעשה מקטלוג השירותים, בשדה המוצר המקושר. --- ## שאלות נפוצות **שיניתי מחיר של מוצר. מה קורה למסמכים שכבר הופקו?** כלום, וזה מכוון. שורה במסמך היא תצלום קפוא של המחיר והתיאור ברגע ההפקה — מסמך חשבונאי לא משתנה למפרע. שינוי המחיר ישפיע רק על מסמכים חדשים. **מחקתי מוצר בטעות.** מוצרים לא נמחקים באמת אלא עוברים לארכיון, כדי שהמסמכים שמפנים אליהם יישארו שלמים. בסינון בראש הרשימה בוחרים "פריטים בארכיון בלבד" ומשחזרים. **קיבלתי סחורה חדשה. איך מוסיפים אותה למלאי?** פותחים את המוצר, לוחצים **"תנועת מלאי"** ובוחרים **כניסה למלאי (+)**, עם הכמות שהגיעה. **הכמות במלאי לא נכונה.** פותחים את המוצר, לוחצים "תנועת מלאי" ובוחרים **ספירת מלאי (קביעת הכמות בפועל)** — מזינים את הכמות שנספרה וסיבה. החלון מציג את הכמות הנוכחית ואת הכמות שתתקבל לאחר הפעולה, והמערכת רושמת את ההפרש כתנועת כניסה או יציאה בהיסטוריה, כך שתמיד ידוע מי שינה ולמה. ספירה שזהה לכמות הקיימת לא רושמת דבר. **למה המוצר לא מופיע ברשימת הפריטים?** או שהוא בארכיון, או שהוא לא פעיל. שני המצבים מסתירים אותו מהרשימה ומשאירים אותו במסמכים קיימים. **אני לא רואה את המלאי בתפריט.** המלאי הוא כלי נוסף, ובעסק חדש הוא מוסתר. מנהל העסק מפעיל אותו ב**הגדרות ← מראה ועיצוב ← הצגת פריטים בתפריט**.