# יצירת הזמנה או הצעת מחיר מדריך זה מסביר איך ליצור ללקוח הזמנה או הצעת מחיר לפני ביצוע עבודה או מכירה. ## מה זו הזמנה? **הזמנה** או **הצעת מחיר** היא מסמך שמפרט: - מה אתם מציעים ללקוח - מחירים לכל שירות/מוצר - סה"כ לתשלום - תנאים והערות זה אותו סוג מסמך במערכת, בשתי כותרות אפשריות. הבחירה משנה רק את הכותרת שמודפסת ואת התאריך שמופיע עליה (בהצעת מחיר — **בתוקף עד**). **ההבדל מחשבונית מס:** - הזמנה / הצעת מחיר = לפני העבודה, להסכמה מראש. היא אינה דרישת תשלום ואינה נספרת כהכנסה. - חשבונית מס = המסמך המחייב על העסקה, אחרי העבודה או בזמן המכירה. ## יצירת הזמנה חדשה ### שלב 1: פתיחת טופס מסמך חדש 1. לחצו על **"הכנסות"** בתפריט הצד. 2. לחצו על הכפתור **"הוספת מסמך"** בראש העמוד. 3. בחרו **"הזמנה"**. 4. בטופס, בשדה **סוג המסמך**, בחרו **הזמנה** או **הצעת מחיר**.  ### שלב 2: פרטי הלקוח **שדות:** - **לקוח** * - בחרו מהרשימה, או לחצו **"הוספת לקוח"** כדי ליצור לקוח חדש - **תאריך הנפקה** - ברירת המחדל היא היום - **בתוקף עד** (בהצעת מחיר) - עד מתי ההצעה עומדת - **הערות** - (אופציונלי) תנאים מיוחדים שיודפסו על המסמך ### שלב 3: הוספת פריטים **לכל פריט מלאו:** 1. **תיאור** - שם השירות/מוצר - דוגמה: "ייעוץ עסקי - 5 פגישות" 2. **כמות** - כמה יחידות - דוגמה: 5 3. **מחיר ליחידה** - מחיר בודד - דוגמה: 300 ₪ 4. **סה"כ** - מחושב אוטומטית (כמות × מחיר) - דוגמה: 1,500 ₪ **הוספת פריטים נוספים:** - לחצו **"הוספת פריט"** כמה פעמים שצריך - כל פריט בשורה נפרדת - שירות שנשמר ב[קטלוג השירותים](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%A7%D7%98%D7%9C%D7%95%D7%92-%D7%A9%D7%99%D7%A8%D7%95%D7%AA%D7%99%D7%9D.md) נבחר מתוך תיאור השורה, עם המחיר שלו **דוגמה:** ``` ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ פריט כמות מחיר יח' סה"כ │ ├────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ ייעוץ עסקי 5 300 ₪ 1,500 ₪ │ │ הכנת תכנית עבודה 1 800 ₪ 800 ₪ │ │ ליווי חודש ראשון 1 1,200 ₪ 1,200 ₪ │ └────────────────────────────────────────────────────────────┘ סה"כ: 3,500 ₪ ``` ### שלב 4: הנחה ומע"מ **הנחה (אופציונלי):** - בשדה **הנחה על המסמך**, באחוזים או בשקלים **מע"מ:** - לכל שורה יש בורר מע"מ: **כולל** (המחיר שהקלדתם כבר כולל מע"מ), **לפני** (המערכת מוסיפה מע"מ על המחיר) או **פטור**. - שורה חדשה מתחילה ב**כולל**. עסק שמתמחר לפני מע"מ יכול לשנות את נקודת ההתחלה ב**הגדרות ← מס ומספור מסמכים ← הזנת מחירים במסמכים**. - בעסק שרשום כעוסק פטור לא מתווסף מע"מ למסמך. פירוט מלא של השורות, ההנחה והמע"מ — במדריך [יצירת חשבונית ישירות](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%99%D7%A6%D7%99%D7%A8%D7%AA-%D7%97%D7%A9%D7%91%D7%95%D7%A0%D7%99%D7%AA.md). ### שלב 5: הפקה 1. בדקו שהכול נכון. 2. לחצו על כפתור היצירה בתחתית הטופס (**"יצירת הזמנה"** או **"יצירת הצעת מחיר"**). **אחרי ההפקה:** - ההזמנה נשמרת עם מספר רץ אוטומטי - אפשר לצפות בה כ-PDF ולהוריד אותה - אפשר לשלוח אותה ללקוח ## שליחת ההזמנה ללקוח ### שליחה מהמערכת 1. פתחו את ההזמנה. 2. לחצו **"שיתוף"**. 3. בחלון שנפתח אפשר לשלוח במייל (עם PDF מצורף, אם התיבה **צירוף PDF למייל** מסומנת), לשלוח בוואטסאפ, או להעתיק קישור למסמך. ### הורדת PDF 1. פתחו את ההזמנה. 2. לחצו על החץ שליד כפתור **"PDF"** ובחרו **"הורדת PDF"**. 3. שלחו את הקובץ ללקוח בכל דרך שנוחה לכם. ## מה קורה אחרי שהלקוח מאשר? ### יצירת חשבונית מס כשהלקוח מאשר את ההזמנה: 1. פתחו את ההזמנה. 2. בתפריט **"עוד"** לחצו **"הנפק חשבונית מס"**. 3. נפתח טופס חשבונית מס עם הלקוח והפריטים של ההזמנה. בדקו, עדכנו אם צריך, והפיקו. הלקוח משלם עכשיו? אפשר להפיק במקום זאת **חשבונית מס/קבלה**: ב**הוספת מסמך** בוחרים **חשבונית מס/קבלה**, ובכרטיס **פריטים** בטופס לוחצים **המרה ממסמך קודם** ובוחרים את ההזמנה. פירוט במדריך [המרת הזמנה לחשבונית מס](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%94%D7%9E%D7%A8%D7%AA-%D7%94%D7%A6%D7%A2%D7%94-%D7%9C%D7%97%D7%A9%D7%91%D7%95%D7%A0%D7%99%D7%AA.md). בעסק שרשום כעוסק פטור, הפעולה בתפריט היא **"הנפק חשבון עסקה"**. ## סוגי מסמכים במערכת | סוג | שימוש | |-----|-------| | **הזמנה / הצעת מחיר** | לפני ביצוע, להסכמה מראש. אינה נספרת כהכנסה | | **חשבונית עסקה / חשבון עסקה** | דרישת תשלום שנמסרת ללקוח לפני התשלום. אצל עוסק פטור נקראת "חשבון עסקה / דרישת תשלום" | | **חשבונית מס** | המסמך המחייב על העסקה, כשהתשלום יגיע אחר כך | | **חשבונית מס/קבלה** | חשבונית מס וקבלה במסמך אחד, כשמשלמים במקום | | **חשבונית מס זיכוי** | ביטול או הקטנה של חשבונית מס שהופקה | | **קבלה** | אישור על תשלום שהתקבל | ## טיפים ליצירת הזמנות מוצלחות 💡 **תיאור ברור**: הסבירו בדיוק מה הלקוח מקבל. 💡 **פרקו לפריטים**: במקום "חבילה - 5000 ₪", פרטו כל רכיב. 💡 **צרו מיד**: צרו את ההזמנה מיד אחרי השיחה עם הלקוח. 💡 **מעקב**: אפשר להפעיל מייל תזכורת אחד ללקוח על הצעת מחיר שעדיין פתוחה — ב**הגדרות ← התראות ותזכורות**, בכרטיס **מעקב אחרי הצעות מחיר**. המייל לא נשלח אם ההצעה כבר הפכה להזמנה או לחשבונית. ## שאלות נפוצות **ש: מה ההבדל בין הזמנה לחשבונית מס?** ת: **הזמנה** = הצעה לפני העבודה, בלי חיוב. **חשבונית מס** = המסמך המחייב על העסקה, אחרי העבודה או בזמן המכירה. **ש: אפשר ליצור הזמנה בלי מע"מ?** ת: בעסק שרשום כעוסק פטור לא מתווסף מע"מ למסמכים. בעסק אחר אפשר לסמן שורה מסוימת כ**פטור** בבורר המע"מ שלה, אם היא אכן אינה חייבת במע"מ. **ש: איך רואים את כל ההזמנות?** ת: בעמוד **הכנסות**, בסינון **סוג מסמך**, בוחרים **הזמנה**. **ש: אפשר לערוך הזמנה אחרי שהפקתי אותה?** ת: כן. מנהל העסק פותח את ההזמנה ובוחר **"עוד"** ← **"עריכה"**. אם כבר הופקה ממנה חשבונית, העריכה לא משנה את החשבונית. **ש: הלקוח ביקש שינוי במחיר, מה עושים?** ת: ערכו את ההזמנה, עדכנו את המחיר, ושלחו שוב ללקוח מכפתור **"שיתוף"**. **ש: אפשר להוסיף לוגו להזמנה?** ת: כן. ב**הגדרות ← פרטי העסק ← פרטי העסק ולוגו** מעלים את הלוגו, והוא מופיע בכל המסמכים. את עיצוב המסמך בוחרים ב**הגדרות ← מראה ועיצוב ← תבנית מסמכים**.