# ייצוא עסק מלא לאקסל מדריך זה מסביר איך להוריד את כל נתוני העסק — לקוחות, מסמכים, תקבולים, פגישות, הוצאות, משימות ועוד — כקובץ אקסל אחד, עם גיליון נפרד לכל סוג נתונים. מתאים להעברה לרואה חשבון, לעותק של הנתונים מחוץ למערכת, או לניתוח באקסל. ## למה זה שווה - **רואה חשבון** — קובץ אחד עם המסמכים, התקבולים וההוצאות. - **עותק של הנתונים** — שמירה של הנתונים מחוץ למערכת, פעם בחודש או לפי הצורך. - **ניתוח חיצוני** — אפשר לפתוח באקסל ולבנות טבלאות ציר וגרפים. ## מי יכול לייצא הייצוא זמין ל**מנהל העסק**. **רואה חשבון** שקיבל גישה לעסק מקבל קובץ מצומצם: רק גיליונות הכספים (מסמכים, תקבולים, הוצאות, ספקים וסיכום). עובדים אינם יכולים לייצא את נתוני העסק. ## איפה למצוא 1. בתפריט הצד, לחצו **"הגדרות"**. 2. בכרטיס **גיבוי וייצוא נתונים** לחצו **"ייצוא וגיבוי"**. 3. באזור **"הורדה מיידית"** יש שתי אפשרויות: - **אקסל (.xlsx)** — קובץ אחד, גיליון לכל סוג נתונים. זה מה שהמדריך הזה מסביר. - **CSV (.zip)** — קובץ נפרד לכל סוג נתונים, ארוזים יחד. ## ביצוע הייצוא 1. לחצו **"אקסל (.xlsx)"**. 2. הקובץ נוצר ויורד לתיקיית ההורדות. בעסק עם הרבה נתונים זה עשוי לקחת קצת זמן. הקובץ מההגדרות כולל את **כל** הנתונים, מתחילת העסק ועד היום. **רוצים רק תקופה מסוימת?** במסך **דוחות ← איך העסק שלי מסתדר?** בוחרים תקופה, ובתפריט שבראש המסך בוחרים **ייצוא ← ייצוא ל-Excel**. מתקבל אותו קובץ, כשהגיליונות שקשורים לתאריכים (מסמכים, תקבולים, הוצאות, פגישות ועוד) מוגבלים לתקופה, ורשימות כמו הלקוחות יוצאות במלואן. ## תוכן הקובץ הגיליונות העיקריים: - **סיכום** — נתוני העסק המרכזיים. - **לקוחות** ו**אנשי קשר נוספים**. - **פגישות**. - **הכנסות** — כל המסמכים שהופקו: חשבוניות, קבלות, חשבוניות זיכוי ועוד. - **הוצאות**. - **תקבולים** — פירוט התשלומים בקבלות (אמצעי, סכום, תאריך). - **פריטי חשבוניות** — השורות של כל מסמך. - **הקצאות תקבולים** — איזו קבלה סגרה איזו חשבונית. - **חשבוניות קבועות**, **הצעות מחיר**, **קטלוג שירותים**, **ספקים**. - **משימות**, **אינטראקציות** (שיחות, מיילים ותיעוד פגישות), **פרויקטים**. - **תגיות לקוחות**, **קטגוריות פגישות**, **סטטוסים מותאמים**, **שדות מותאמים** וערכיהם. - **מסמכי עסק** ו**קבצים מצורפים** — רשימת הקבצים (שם, גודל ומיקום), בלי הקבצים עצמם. - **משתמשים** — משתמשי העסק והתפקיד של כל אחד. - **הגדרות עסק**. - **מה לא נכלל** — תמיד הגיליון האחרון: מה נשאר במערכת ולא נכנס לקובץ. גיליונות של כלים נוספים — מלאי, נקודות מכירה, חוגים ונוכחות, אירועים, רכבים, תיקים משפטיים ועוד — מופיעים רק בעסק שיש בו נתונים כאלה. לכן מספר הגיליונות משתנה מעסק לעסק. ## מה לא נכלל - **הקבצים עצמם** — קבלות סרוקות, מסמכים חתומים וקבצים שהועלו נשארים בשרת. את הקבצים מורידים בנפרד. - **עותקי PDF של מסמכים** — אפשר להפיק אותם מחדש מתוך המערכת. - **סיסמאות ואמצעי גישה** — לעולם לא נכללים. לכן הקובץ הוא עותק של **הנתונים**, ולא גיבוי שממנו אפשר לשחזר את המערכת כולה. ## גיבוי אוטומטי באותו מסך, **ייצוא וגיבוי**, אפשר גם: - **שליחת גיבוי לאימייל** — קובץ גיבוי מלא שנשלח לכתובת שתגדירו. - **גיבוי שבועי אוטומטי לאימייל** — אותו קובץ אקסל, פעם בשבוע, ביום שתבחרו. - **גיבויים שבועיים שמורים** — עותקים שבועיים מהחודש האחרון, להורדה, למקרה שמשהו נמחק או שונה לפני כמה שבועות. ## אבטחה - הקובץ **לא** מוצפן, והוא מכיל מידע רגיש על העסק והלקוחות שלכם. אל תשלחו אותו במייל לא מוגן. - מומלץ להעביר אותו לרואה חשבון דרך שירות שיתוף קבצים עם הרשאות לאדם מסוים (למשל שיתוף אישי ב-Google Drive). - אחרי שסיימתם — מחקו את הקובץ מתיקיית ההורדות. ## תאימות הקובץ נפתח באקסל, ב-Google Sheets, ב-LibreOffice Calc וב-Numbers. פורמט: XLSX. ## טיפים - **רואה חשבון** — שאלו אותו באילו גיליונות הוא משתמש, ותדעו מה חשוב לו. - **גיבוי חודשי** — שמרו את הקובץ עם שם שכולל תאריך, למשל `BaseCRM-2026-05.xlsx`. - **גיליונות חדשים** — כשנוספים למערכת סוגי נתונים, נוספים גם גיליונות לקובץ. קובץ ישן ממשיך להיפתח כרגיל.