# ייבוא וייצוא של משימות ואינטראקציות עברתם ממערכת אחרת ויש לכם רשימת משימות באקסל? רוצים להוציא את כל תיעוד השיחות לגיבוי או לרואה החשבון? שני המסכים — משימות ואינטראקציות — תומכים בייבוא וייצוא מלאים, באותה שיטה בדיוק. > **שימו לב:** הדרך הפשוטה ביותר לבנות קובץ ייבוא היא לייצא כמה שורות קיימות לאקסל ולהשתמש בקובץ שהתקבל כתבנית — העמודות כבר יהיו בשמות שהמערכת מזהה. ## ייצוא לאקסל בכל אחד משני המסכים, בראש הרשימה, לחצו על **"נתונים"** ← **"ייצוא לאקסל"**. בעמוד המשימות, הקובץ כולל את המשימות שאתם רואים ברשימה, עם כל השדות — גם משימות בארכיון ומשימות חוזרות. מנהל העסק מקבל את כל המשימות של העסק; עובד/ת מקבל/ת רק משימות שהוקצו לו/ה או שיצר/ה. קיצור מקלדת: **Ctrl+E** (במק: **⌘+E**).  --- ## ייבוא — שני שלבים פתחו את מסך הייבוא דרך **"נתונים"** ← **"ייבוא משימות"** (או **"ייבוא אינטראקציות"**). קיצור מקלדת: **Ctrl+I** (במק: **⌘+I**). ### שלב 1: העלאת הקובץ בחרו קובץ CSV או Excel. השורה הראשונה בקובץ צריכה להיות שורת כותרות (שמות העמודות); את סדר העמודות אין צורך לשנות.  ### שלב 2: שיוך העמודות המערכת קוראת את שורת הכותרות, מזהה לבד לאיזה שדה כל עמודה מתאימה, ומציגה את השיוך לאישור. לכל עמודה אפשר: - **לאשר** את מה שהמערכת זיהתה, - **לשנות** לשדה אחר מהרשימה, - או לבחור **"לא לייבא"** ולדלג עליה.  הזיהוי האוטומטי מבין שמות נפוצים בעברית ובאנגלית — "דדליין", "תאריך יעד", "due date" ו‑"deadline" כולם מזוהים כאותו שדה. --- ## השדות הזמינים ### משימות | שדה | הערה | |---|---| | **כותרת המשימה** | **חובה.** בלי עמודה משויכת אליה אי אפשר לייבא | | תיאור, קטגוריה, עדיפות, סטטוס | | | לקוח | מזוהה לפי טלפון, אימייל **או** שם | | מוקצה ל | לפי שם או אימייל של משתמש בעסק | | תאריך יעד, שעת יעד, תאריך התחלה, תזכורת | | ### אינטראקציות | שדה | הערה | |---|---| | לקוח | לפי טלפון, אימייל או שם | | סוג אינטראקציה | שיחה, פגישה, מייל… | | כותרת / סיכום, פרטים | | | תאריך ושעה | אפשר גם בשתי עמודות נפרדות | | תאריך חזרה | למעקב | | משתמש מטפל | לפי שם או אימייל | ### התאמת ערכים אם בקובץ יש סטטוסים או סוגים בשמות שלכם ("בטיפול", "הסתיים"), המערכת תציג מסך **התאמת סטטוסים** שבו מחברים כל ערך בקובץ לערך במערכת. ערך שלא הותאם מקבל את ברירת המחדל שתבחרו. --- ## רשומות שכבר קיימות במערכת המערכת מזהה רשומה שכבר קיימת רק לפי התאמה מלאה: - **משימה** — אותה כותרת, אותו תאריך יעד ואותו לקוח. - **אינטראקציה** — אותו לקוח, אותו סוג, אותה דקה ואותו סיכום. רשומה כזו **מדולגת** כברירת מחדל. אם תסמנו לפני הייבוא את התיבה **"עדכון משימות קיימות"** (או **"עדכון אינטראקציות קיימות"**), הרשומה הקיימת **תעודכן** בנתונים מהקובץ במקום לדלג עליה — שימו לב שהעדכון דורס את הנתונים הקיימים בה. משימה שתאריך היעד או הלקוח שלה שונים, או שהכותרת שלה נכתבה אחרת, תיובא כמשימה חדשה. לכן כדאי לבדוק את הקובץ לפני ייבוא חוזר. בסיום מוצג סיכום: כמה יובאו, כמה עודכנו (רק כשסימנתם עדכון), כמה דולגו כי כבר היו במערכת, וכמה נכשלו — עם פירוט השורות שדורשות תשומת לב.  --- ## שאלות נפוצות **כמה שורות אפשר לייבא בבת אחת?** עד 5,000 שורות בקובץ. קובץ גדול יותר — פצלו אותו. **הלקוח בקובץ לא זוהה. מה קורה למשימה?** היא מיובאת בלי שיוך ללקוח, ואפשר לשייך אותה ידנית אחר כך. הייבוא לא נעצר בגלל זה. **ייבאתי בטעות. אפשר לבטל?** אין ביטול של ייבוא שלם, ואין מחיקה מרובה ברשימות המשימות והאינטראקציות — צריך למחוק כל רשומה בנפרד (מחיקת משימות — למנהל העסק בלבד). לכן כדאי לנסות קודם קובץ קטן של כמה שורות. **סוג האינטראקציה שלי לא ברשימה.** אפשר להוסיף סוגים משלכם במרכז ההגדרות ← **"התאמה אישית"** ← **"ניהול שדות"**. ערך שלא זוהה ולא הותאם ייובא כ"אחר" ולא ייכשל. **התאריכים התפרשו לא נכון.** המערכת מזהה את הפורמטים הנפוצים, אבל אם יש ספק בין יום לחודש — עדיף לשמור את עמודת התאריך בקובץ בפורמט `DD/MM/YYYY` לפני ההעלאה.