# יומן רופא: רישום מטופלים עם קבלתם לטיפול בייס מנהלת יומן רופא — רישום של כל מטופל/ת עם קבלתו/ה לטיפול, במספור רץ לשנת המס, לפי תוספת ו׳ להוראות ניהול פנקסי חשבונות. המדריך מסביר איך היומן מתמלא מהפגישות, איך רושמים ידנית, איך מתקנים טעות, ואיך מפיקים את היומן כ-PDF. > **שימו לב:** בעסק מסוג ״ניהול קליניקה״ היומן דלוק מאליו, והשורה ״יומן רופא״ מופיעה בתפריט מתחת ל״פגישות״. בכל סוג עסק אחר אפשר להדליק אותו בהגדרות ← ״הצגת פריטים במערכת״ ← ״יומן רופא״. **רישום ביומן אינו ניתן למחיקה**, ולקוח שיש לו רישום לא ניתן למחיקה עד 7 שנים מתום שנת המס — גם אם מכבים את היומן אחר כך. ## איך היומן מתמלא ### הרישום האוטומטי מהפגישות בכניסה הראשונה ליומן מופיע הכרטיס **״היומן יכול להתמלא לבד מהפגישות״**. מנהל/ת העסק לוחץ/ת **״הפעלת רישום אוטומטי״**, ומאותו יום: - כל פגישה עם מטופל/ת משויך/ת נרשמת ביומן אוטומטית כשמגיעה שעתה. - פגישה שבוטלה, סומנה ״לא הגיע״, הוזזה ליום אחר או הוחלף בה המטופל — הרישום שלה מבוטל אוטומטית, עם הסיבה. - פגישות בלי מטופל/ת משויך/ת, למשל אירועים אישיים מיומן גוגל, לא נרשמות. - תיאור הפגישה והתוכן הטיפולי לא נכנסים ליומן. עסק שהיומן לא רלוונטי לו לוחץ באותו כרטיס **״יומן רופא לא רלוונטי לעסק — כיבוי״**. כשהרישום פעיל, בראש היומן כתוב ״רישום אוטומטי פעיל״ והתאריך שממנו היומן מתואם לפגישות.  בכל יום רואים: - **״יירשמו אוטומטית בשעת הפגישה״** — הפגישות של היום שעוד לא הגיעה שעתן. מטופל/ת שהגיע/ה מוקדם — ״התקבל עכשיו״. - **״מטופלים שהתקבלו״** — הרישומים עצמם: מספר רישום, שעת התור, מטופל, ביקור, משלם אחר, הערות, ומתי נרשם (עם תג ״אוטומטי״ או ״בדיעבד״). - **״תקבולים״** — הקבלות שהופקו באותו יום, לפי מספר, וסה״כ התקבולים ביום. - **״שינויים בתורים של היום״** — כל קביעה, הזזה, ביטול או מחיקה של תור ביום הזה. הם נשמרים ואינם ניתנים לשינוי. החיצים וה״היום״ שליד התאריך עוברים בין ימים. ### פגישות שהיו לפני שהרישום הופעל אם יש פגישות עבר שעוד לא ביומן, מופיע כרטיס ״יש פגישות עבר שעדיין לא ביומן״. **״צפייה וייבוא״** פותח תצוגה מקדימה: לכל חודש — כמה ייכתבו, כמה בלי מטופל לא ייכתבו, וכמה כבר ביומן. אפשר לשנות את ״מתאריך״. שום דבר לא נכתב עד שלוחצים על כפתור הייבוא בתחתית החלון. רישומים מהייבוא מסומנים ״בדיעבד״ ונושאים את מועד הכתיבה האמיתי.  ## רישום ידני ### שלב 1: ״רישום מטופל״ לוחצים **״רישום מטופל״** בראש היומן. בוחרים מטופל/ת מרשימת הלקוחות — או, למטופל/ת שאינו/ה רשום/ה במערכת, כותבים את השם בשדה ״שם המטופל (ללא כרטיס לקוח)״. אפשר לסמן ביקור בית או ביקור לילה, להוסיף משלם אחר והערות, ולשמור ב״רישום ביומן״.   - **יום קודם:** אפשר לבחור ״יום הקבלה לטיפול״ שעבר. הרישום נשמר עם השעה שבה נכתב בפועל. - **יום עתידי:** אי אפשר לרשום — רישום ביומן נעשה רק עם קבלת המטופל/ת לטיפול. - **מעמוד הפגישה:** בעמוד של כל פגישה כתוב איפה היא עומדת ביומן (למשל ״יירשם ביומן הרופא אוטומטית בשעת הפגישה״), עם כפתור ״התקבל לטיפול״ וקישור ליום ביומן. ## תיקון וביטול ### שלב 2: מתקנים בלי למחוק רישום לא נערך ולא נמחק. בשורה של כל רישום יש שתי פעולות: - **עיפרון (״תיקון הרישום״)** — לתוספת ביקור בית, משלם או הערה, או לתיקון פרט. הרישום המקורי לא יימחק: נרשם ביטול שלו ורישום חדש עם הפרטים המתוקנים. - **״ביטול רישום״** — למשל רישום כפול. כותבים את ״סיבת הביטול״. הביטול נרשם ביומן כרישום חדש עם הסיבה, והרישום המקורי נשאר מסומן כמבוטל.   רישום שבוטל ידנית לא נכתב מחדש אוטומטית. אם המטופל/ת התקבל/ה בכל זאת — רושמים ידנית. ## הפקת היומן ### שלב 3: הדפסה ו-PDF - **״הדפסת היום״** — פותח את היום המוצג כקובץ PDF. - **״הפקת תקופה״** — בוחרים ״מתאריך״ ו״עד תאריך״ ולוחצים ״הפקת PDF״. הפלט כולל עמוד לכל יום, מספור עמודים, תאריך הפקה וסימן סיום.  ## הגדרות ### שלב 4: הסטטוס בהגדרות בהגדרות ← **״רשות המסים״** ← **״יומן רופא״** רואים אם היומן פעיל, אם הוא הופעל אוטומטית לפי סוג העסק, ואם הרישום האוטומטי פעיל ומאיזה תאריך. ״פתיחת יומן הרופא״ מוביל ליומן, ו״הפעלה וכיבוי״ — למתג. כיבוי עוצר רישומים חדשים, ומה שכבר נכתב נשמר.  ## שאלות נפוצות **למה אי אפשר למחוק לקוח שיש לו רישום ביומן?** יומן הרופא הוא חלק מספרי העסק, ויש לשמור את הרישומים שבע שנים מתום שנת המס. ניסיון מחיקה מציג את התאריך שעד אליו הלקוח נשמר; הלקוח יכול לעבור לארכיון עם כל ההיסטוריה שלו. **פגישה הוזזה ליום אחר אחרי שנרשמה. מה קורה?** אם הרישום נכתב אוטומטית — הוא מבוטל עם הסיבה, והפגישה נרשמת מחדש במועד החדש כשמגיעה שעתה. רישום שנכתב ידנית לא מבוטל לבד: אם הפגישה שלו השתנתה, הוא מסומן ביומן כדי שתחליטו. **האם תוכן הטיפול נכנס ליומן?** לא. ביומן יש שם, מועד, ביקור, משלם והערות שנכתבו ביומן עצמו. תיאור הפגישה והתוכן הטיפולי לא נכנסים אליו. **הקבלות מועתקות ליומן?** לא. בכרטיס ״תקבולים״ מופיעות הקבלות שהופקו באותו יום, לפי המספר שלהן. להפקת קבלה ראו [יצירת חשבונית](/help/view?doc=docs/user-guides/יצירת-חשבונית.md). **אני לא רופא/ה. צריך את זה?** לפי ההסבר בהגדרות, רופאים, פסיכולוגים, פיזיותרפיסטים, וטרינרים ורופאי שיניים חייבים לנהל יומן רופא. מי שהיומן לא רלוונטי לו מכבה אותו — בכרטיס שבכניסה הראשונה, או בהגדרות. למסכי הקליניקה האחרים ראו [קליניקה ומרכז טיפול](/help/view?doc=docs/user-guides/קליניקה-ומרכז-טיפול.md).