# יומן צוות: עמודה לכל עובד, אישור תורים ואישור הגעה בעסק שעובדים בו כמה אנשים — מספרה, מכון יופי, קליניקה — היומן צריך לענות במבט אחד על ארבע שאלות: מי מגיע/ה, לאיזה שירות, אצל מי ומתי. המדריך מסביר את תצוגת **״צוות״** ביומן (עמודה לכל איש צוות), את שעות העבודה והחסימות של כל אחד, קביעת תור בלחיצה ותור עם כמה שירותים, אישור של תורים שנקבעו מרחוק, ואישור הגעה של הלקוח/ה. > **שימו לב:** השם ״פגישה״ משתנה לפי סוג העסק (תור, טיפול, שיעור), וכך גם השם של אנשי הצוות (״מטפלים״, ״מאמנים״, ״אנשי צוות״). המסכים זהים. תצוגת ״צוות״ מופיעה רק בעסק שהוגדר בו לפחות איש צוות פעיל אחד — בהגדרות ← פגישות ותורים ← **״אנשי צוות ומטפלים״**. ## תצוגת ״צוות״ ביומן ### שלב 1: פותחים את תצוגת ״צוות״ בעמוד הפגישות עוברים ל**״לוח״**, ובשורת התצוגות לוחצים **״צוות״** (לצד ״חודש״, ״שבוע״, ״יום״ ו״רשימה״). היום מוצג בעמודות — עמודה לכל איש צוות, עם השם והצבע שלו בראש העמודה — ברשת של רבע שעה.  מה רואים בעמודות: - **זמן לא זמין מפוספס** — השעות שמחוץ לשעות העבודה של אותו איש צוות, הפסקות (למשל הפסקת צהריים), יום חופש (כל העמודה מפוספסת) וחסימה של כמה שעות. השעות נקבעות במסך ״שעות עבודה וחסימות״ — ראו בהמשך. - **תור שממתין לאישור** — מפוספס, עם סמל של שעון חול. - **תור שהלקוח/ה אישר/ה בו הגעה** — עם סמל של וי בעיגול. - **תור עם כמה שירותים** — עם סמל של שרשרת על כל אחד מהשירותים. - **עמודה ״ללא שיוך״** — מופיעה כשיש באותו יום תורים שלא שויכו לאף אחד.  הניווט בין ימים — בחצים ובכפתור **״היום״**, כמו בכל תצוגה. מנהלי העסק יכולים ללחוץ על השם בראש עמודה כדי לפתוח את שעות העבודה והחסימות של אותו איש צוות. **מי רואה מה:** איש צוות שההרשאה שלו מוגבלת לפגישות שלו רואה רק את העמודה שלו. ובחלון **״סינון״** אפשר לבחור אילו אנשי צוות יוצגו — הבחירה נשמרת לפעם הבאה. ### שלב 2: בוחרים לפי מה לצבוע את התורים בחלון **״סינון״**, בשדה **״צבע הפגישות:״**, בוחרים: - **״לפי התצוגה״** (ברירת המחדל) — בתצוגת ״צוות״ הצבע הוא של סוג השירות (העמודה כבר אומרת אצל מי), ובשאר התצוגות — של איש הצוות. - **״לפי מטפל/ת״** (השם משתנה לפי סוג העסק) — תמיד בצבע של איש הצוות. - **״לפי סוג הפגישה״** — תמיד בצבע של סוג הפגישה.  את הצבע של כל סוג שירות קובעים במדריך [סוגי פגישות וקטגוריות תורים](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%A7%D7%98%D7%92%D7%95%D7%A8%D7%99%D7%95%D7%AA-%D7%AA%D7%95%D7%A8%D7%99%D7%9D.md). ### שלב 3: מעבירים תור לאיש צוות אחר בגרירה גוררים תור מעמודה לעמודה — והתור עובר לאיש הצוות של העמודה החדשה. אפשר לשחרר אותו גם בשעה אחרת, והתור יזוז גם בזמן. גרירה של הקצה התחתון משנה את משך התור. כמו בכל הזזה ביומן: אם המועד החדש חופף לתור אחר, תופיע הודעה, ובתור שהוא חלק מסדרה קבועה שזז גם בזמן, המערכת שואלת אם להזיז רק אותו או גם את הבאים. העברה לאיש צוות אחר באותה שעה חלה על התור הזה בלבד. ## קביעת תור בלחיצה, ותור עם כמה שירותים ### שלב 4: לוחצים על משבצת פנויה בתצוגות ״צוות״, ״שבוע״ ו״יום״, לחיצה על משבצת פנויה פותחת את החלון **״קביעת תור״** (״קביעת פגישה״, לפי סוג העסק) — כשהתאריך, השעה ואיש הצוות של העמודה כבר מולאו. גרירה על טווח שעות קובעת גם את המשך. בוחרים לקוח/ה (או **״הוספת לקוח״** למי שעוד לא במערכת), סוג פגישה — שממלא את המשך לבד — ולוחצים **״שמירה״**. אם השעה מחוץ לשעות העבודה של איש הצוות, או בזמן שהוא מסומן כלא זמין, מופיעה בחלון אזהרה — היא לא חוסמת את השמירה. **תור עם כמה שירותים:** הכפתור **״שירות נוסף״** מוסיף שורה — שירות, איש צוות, שעה ומשך. השורה החדשה מתחילה כשהשירות הקודם נגמר, אצל אותו איש צוות, ואפשר לשנות אותה (למשל: צבע אצל אחת, ותספורת אצל אחר מיד אחריה). אפשר עד 8 שירותים בתור אחד, ו־**X** מסיר שורה.  **״עוד אפשרויות״** פותח את טופס הפגישה המלא עם אותם פרטים — לחדר, לפגישה קבועה ולשאר השדות. **מה מיוחד בתור עם כמה שירותים:** כל שירות הוא פגישה בפני עצמה, ביומן ובעמודה של איש הצוות שלו, אבל הם קשורים זה לזה: - הלקוח/ה מקבל/ת **תזכורת אחת** לכל התור, לא אחת לכל שירות. - אישור הגעה, ואישור או דחייה של בקשה שנקבעה מרחוק, חלים על **כל** השירותים יחד. - ביטול של שירות אחד לא מבטל את האחרים. - אם אחד השירותים לא נשמר (למשל, שעה לא תקינה), לא נשמר אף אחד מהם. בחלון הפרטים של כל אחד מהשירותים מופיעה הרשימה **״השירותים בתור״** — שעה, שירות ואיש צוות, לפי הסדר.  ## שעות עבודה וחסימות לכל איש צוות ### שלב 5: קובעים את שבוע העבודה בהגדרות ← **״שעות עבודה וחסימות״** (או הכפתור **״שעות״** ליד כל איש צוות ברשימת אנשי הצוות) בוחרים איש צוות מהרשימה. המסך זמין למנהלי העסק.  בכרטיס **״שעות עבודה״** בוחרים: - **״לפי שעות הפעילות של העסק״** — איש הצוות עובד בשעות שהוגדרו לעסק בהגדרות הזמינות. - **״שעות משלו/ה״** — שבוע משלו: לכל יום מתג ״פעיל״ וטווח שעות. **הפסקה** = שני טווחים באותו יום (למשל 09:30–13:00 ו־14:00–19:30), עם **״הוספת טווח״**. יום כבוי = לא עובד/ת. לסיום לוחצים **״שמירה״**.  ### שלב 6: מוסיפים חופשה או חסימה בכרטיס **״חופשות וחסימות״** בוחרים: - **״ימים שלמים״** — ״תאריך״ ו״עד תאריך״ (למשל חופשה). - **״שעות ביום אחד״** — תאריך, ״משעה״ ו״עד שעה״ (למשל השתלמות של שעתיים). שאר היום נשאר פתוח. אפשר לכתוב **״סיבה (לא חובה)״**, ולוחצים **״הוספה״**. החסימות הקרובות מופיעות ברשימה מעל הטופס, ופח האשפה ליד כל אחת מסיר אותה.  **מה זה משנה:** השעות שמחוץ לשבוע העבודה, ההפסקות, החופשות והחסימות — מפוספסות בתצוגת ״צוות״, **לא מוצעות ללקוחות בקישור קביעת התור** לאותו איש צוות, ומעוררות אזהרה כשקובעים בהן תור מתוך המערכת. [פתיחת שעות עבודה וחסימות](/public/settings/staff-hours.php) ## תורים שנקבעים מרחוק ממתינים לאישור כברירת מחדל, תור שלקוח/ה קובע/ת דרך קישור קביעת התור נכנס ליומן מיד. עסק שרוצה לעבור על כל בקשה לפני שהיא נקבעת סופית, מדליק את האישור. ### שלב 7: מדליקים את האישור בהגדרות ← פגישות ותורים ← **״זמינות לפגישות״**, מתחת לשדות המגבלות, מדליקים את המתג **״תורים שנקבעים מרחוק ממתינים לאישור הצוות״** ולוחצים **״שמירת הגדרות זמינות״**. המתג כבוי כברירת מחדל.  **מה קורה כשהוא דלוק:** - **המשבצת נתפסת מיד** — אף אחד אחר לא יכול לקבוע אותה בזמן שהבקשה ממתינה. - **הלקוח/ה רואה ״הבקשה התקבלה״** בעמוד, ואם הוזן מייל — מקבל/ת מייל שהבקשה התקבלה, עם קישור **״לביטול הבקשה״**. - **הצוות מקבל התראה בפעמון** — ״בקשה חדשה ממתינה לאישור״, עם השם, התאריך והשעה. לחיצה עליה פותחת את רשימת הממתינים. - **בעלי העסק מקבלים מייל** ״ממתין לאישור״, עם כפתור **״לאישור או דחייה ביומן״**. - **אין תזכורת** ללקוח/ה כל עוד הבקשה לא אושרה. ### שלב 8: עוברים על הבקשות שממתינות ביומן, מעל הלוח, מופיע הכפתור **״תורים ממתינים לאישור״** עם מספר הבקשות. הוא מופיע כשהאישור דלוק — וגם אחרי שכיבו אותו, כל עוד נשארו בקשות שממתינות.  לחיצה פותחת רשימה בצד המסך: לכל בקשה — שם הלקוח/ה, התאריך והשעה, השירות ואיש הצוות, והכפתורים **״אישור״**, **״דחייה״** ו**״פתיחה״** (עמוד התור). תור עם כמה שירותים מופיע כבקשה אחת.  ### שלב 9: מאשרים או דוחים אפשר לאשר או לדחות מהרשימה, או מחלון הפרטים של התור ביומן — שם מופיעה השורה ״הבקשה נקבעה מרחוק וממתינה לאישור הצוות.״ עם אותם שני כפתורים.  - **״אישור״** — התור נקבע סופית, והלקוח/ה מקבל/ת את מייל האישור הרגיל (עם הקישור לביטול). מכאן גם התזכורת יוצאת כרגיל. - **״דחייה״** — המערכת שואלת לפני הדחייה. התור מבוטל והמשבצת מתפנה, והלקוח/ה מקבל/ת מייל שלא ניתן לאשר את הבקשה ושנשמח לתאם מועד אחר. המיילים ללקוח/ה נשלחים רק אם הוזנה כתובת מייל, בשפה של הלקוח/ה. בתור עם כמה שירותים — האישור או הדחייה חלים על כולם. ## אישור הגעה ### הלקוח/ה מאשר/ת מהתזכורת כשהתזכורות ללקוחות מופעלות, בכל מייל תזכורת יש כפתור **״אישור הגעה״**. הוא פותח את הקישור האישי לתור — עמוד קצר עם פרטי התור והכפתור **״מאשר/ת הגעה״** — ולחיצה עליו מסמנת את התור כמאושר. זה אותו קישור בכל תזכורת לאותו תור, והוא עובד עד סוף היום שאחרי התור. תזכורת לתור שכבר אושרה בו הגעה יוצאת בלי הכפתור. בתור עם כמה שירותים, האישור חל על כולם. באותו עמוד הלקוח/ה יכול/ה גם להודיע **״לא אגיע״** עם סיבה, ובעסק שמאפשר זאת — לבקש מועד אחר. הפירוט במדריך [הקישור האישי לתור](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%94%D7%A7%D7%99%D7%A9%D7%95%D7%A8-%D7%94%D7%90%D7%99%D7%A9%D7%99-%D7%9C%D7%AA%D7%95%D7%A8.md).  להפעלת התזכורות — ראו [תזכורות אוטומטיות לפגישות](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%AA%D7%96%D7%9B%D7%95%D7%A8%D7%95%D7%AA-%D7%90%D7%95%D7%98%D7%95%D7%9E%D7%98%D7%99%D7%95%D7%AA.md). ### שלב 10: רואים מי אישר/ה הגעה בעמוד התור, ליד הסטטוס, מופיע התג **״הגעה אושרה״**. מעבר עם העכבר מראה מתי, ואם **״אושר על ידי הלקוח״** או **״סומן על ידי הצוות״**. ביומן, תור כזה מסומן בוי בעיגול.  ### שלב 11: מסמנים הגעה ידנית לקוח/ה שאישר/ה בטלפון או בוואטסאפ? בעמוד התור, בתפריט **⋮**, לוחצים **״סימון: אישר/ה הגעה״**. אותו פריט הופך ל**״ביטול אישור ההגעה״** כשההגעה כבר סומנה. אפשר גם מחלון הפרטים ביומן, בכפתור **״אישר/ה הגעה״**.  ## כמה שירותים בקביעה אונליין ### שלב 12: הלקוח/ה מוסיף/ה שירות לאותו תור בעמוד קביעת התור, אחרי שבוחרים שירות, מופיעה השורה **״שירות נוסף לאותו תור״**: בוחרים שירות ולוחצים **״הוספה״**. השירותים נקבעים ברצף, זה אחר זה, אצל אותו איש צוות, והמערכת מציעה רק שעות שבהן כל הרצף פנוי.  **המגבלות באונליין:** - עד 3 שירותים נוספים לשירות הראשון. - מוצעים רק סוגי פגישות שהוגדר להם משך, והשורה מופיעה רק כשיש לפחות שניים כאלה. - כל השירותים אצל אותו איש צוות. שירותים אצל אנשי צוות שונים — קובעים מתוך היומן (שלב 4). ביומן נוצר תור עם כמה שירותים, כמו בקביעה מתוך המערכת. אם האישור דלוק — כל התור ממתין לאישור כבקשה אחת. ## כיבוי תצוגת ״צוות״ ### שלב 13: כשלא צריך עמודות תצוגת ״צוות״ נדלקת לבד ברגע שמגדירים אנשי צוות. עסק שלא צריך אותה: בהגדרות ← פגישות ותורים, בסוף רשימת אנשי הצוות, מכבים את המתג **״תצוגת "צוות" ביומן — עמודה לכל מטפל/ת״** (סוף השם משתנה לפי סוג העסק) ושומרים. הכפתור ״צוות״ ייעלם מהיומן. שעות העבודה והחסימות ממשיכים לחול על קביעת התורים גם כשהתצוגה כבויה.  ## שאלות נפוצות **אין לי כפתור ״צוות״ ביומן. למה?** הוא מופיע רק כשמוגדר לפחות איש צוות פעיל אחד (הגדרות ← פגישות ותורים ← ״אנשי צוות ומטפלים״), ורק כשהמתג ״תצוגת "צוות" ביומן״ דלוק. איש צוות עם הרשאה מוגבלת רואה רק את העמודה שלו. **אפשר להשאיר את היומן פתוח תמיד על ״צוות״?** כן. היומן נפתח בתצוגה שבחרתם בפעם האחרונה. אפשר גם לקבוע אותה בהגדרות ← ״מסך פתיחה ותצוגת יומן״. **הלקוח/ה קבע/ה דרך הקישור והתור לא מופיע כמאושר. למה?** כנראה שהאישור דלוק. התור ממתין ברשימה ״תורים ממתינים לאישור״ עד שמאשרים או דוחים אותו. **מה ההבדל בין יום חופש לחסימה של כמה שעות?** יום חופש סוגר את כל היום של איש הצוות. חסימה של שעות סוגרת רק את הטווח הזה, והשאר נשאר פתוח לקביעה. **סימנתי ״אישר/ה הגעה״ בטעות. איך מבטלים?** בעמוד התור, בתפריט **⋮** — **״ביטול אישור ההגעה״**. או בחלון הפרטים ביומן, לחיצה נוספת על הכפתור ״הגעה אושרה״. **לקוח/ה ביקש/ה לבטל רק אחד מהשירותים בתור.** מבטלים את השירות הזה בלבד, כמו כל פגישה. השירותים האחרים נשארים. ראו [שינוי וביטול פגישה](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%A9%D7%99%D7%A0%D7%95%D7%99-%D7%95%D7%91%D7%99%D7%98%D7%95%D7%9C-%D7%A4%D7%92%D7%99%D7%A9%D7%94.md).