# המרת הזמנה לחשבונית מס מדריך זה מסביר איך להפיק חשבונית מס מהזמנה (או מהצעת מחיר) שהלקוח אישר. ## מתי להמיר הזמנה לחשבונית? **אחרי שהלקוח אישר את ההזמנה:** - הלקוח אישר בטלפון/במייל/בוואטסאפ - ואתם מוכנים להתחיל בעבודה או לספק את המוצר **יתרונות ההמרה:** - חוסך זמן - לא צריך להקליד הכול מחדש - דיוק - אותם פריטים ומחירים בדיוק - תיעוד - קישור בין ההזמנה לחשבונית ## תהליך המרה ### שלב 1: מציאת ההזמנה 1. לחצו על **"הכנסות"** בתפריט הצד. 2. בסינון **סוג מסמך** בחרו **הזמנה**. 3. מצאו את ההזמנה הרלוונטית ופתחו אותה.  ### שלב 2: יצירת חשבונית מההזמנה יש שתי דרכים, לפי איך הלקוח משלם: **אפשרות א: חשבונית מס — הלקוח ישלם בהמשך** 1. בדף ההזמנה, בתפריט **"עוד"**, לחצו **"הנפק חשבונית מס"**. 2. נפתח טופס חשבונית מס עם הלקוח והפריטים של ההזמנה. 3. כשהתשלום יגיע — רושמים אותו, והמערכת מפיקה קבלה (ראו בהמשך). **אפשרות ב: חשבונית מס/קבלה — הלקוח משלם עכשיו** 1. בעמוד **הכנסות** לחצו **"הוספת מסמך"** ובחרו **"חשבונית מס/קבלה"**. 2. בכרטיס **פריטים** בטופס לחצו **"המרה ממסמך קודם"** ובחרו את ההזמנה מהרשימה. 3. הפרטים מועתקים לטופס. מוסיפים את פרטי התשלום שהתקבל, והחשבונית והקבלה יוצאות במסמך אחד. בעסק שרשום כעוסק פטור, הפעולה בתפריט היא **"הנפק חשבון עסקה"**, ואת התשלום מתעדים בקבלה. ### שלב 3: בדיקה והפקה 1. בדקו שכל הפרטים הועתקו נכון. 2. עדכנו את **תאריך ההנפקה** אם צריך. 3. הוסיפו או הסירו פריטים אם יש שינויים. 4. לחצו על כפתור היצירה בתחתית הטופס. ### מספר הקצאה אם החשבונית נדרשת למספר הקצאה מרשות המסים (חשבונית מס ללקוח עם מספר עוסק, מעל הסף שקבעה רשות המסים — מ-1.6.2026: 5,000 ₪ לפני מע"מ), עסק שמחובר לרשות המסים מקבל את המספר אוטומטית עם ההפקה. עסק שלא מחובר יכול להקליד מספר בשדה **מספר הקצאה** בטופס או להפיק בלי מספר. ההסבר המלא, כולל איך מחברים את העסק, נמצא במדריך [יצירת חשבונית ישירות](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%99%D7%A6%D7%99%D7%A8%D7%AA-%D7%97%D7%A9%D7%91%D7%95%D7%A0%D7%99%D7%AA.md). ## עריכה לפני ההפקה ### אם צריך לשנות משהו **לפני הפקת החשבונית** אפשר לשנות בטופס הכול: - להוסיף או להסיר פריטים - לעדכן כמויות - לשנות מחירים - לעדכן הערות **דוגמאות לשינויים:** - הוספת דמי נסיעה שלא היו בהזמנה - הפחתת כמות (הלקוח ביקש פחות) - שינוי תאריך החשבונית > **שימו לב:** אחרי ההפקה חשבונית מס כבר אינה ניתנת לעריכה. תיקון נעשה בחשבונית זיכוי ובחשבונית חדשה. ## שליחת החשבונית אחרי ההפקה: 1. בדף החשבונית לחצו **"שיתוף"**. 2. שלחו במייל (עם PDF מצורף, אם התיבה **צירוף PDF למייל** מסומנת), בוואטסאפ, או העתיקו את הקישור למסמך. אם השארתם מסומנת את התיבה **"שליחת המסמך במייל ללקוח"** בטופס, המסמך כבר נשלח ללקוח עם ההפקה. **דוגמה לנוסח הודעה:** ``` שלום [שם לקוח], מצורפת חשבונית מס מספר [X] בהמשך להזמנה שאישרת. לתשלום: [פרטי חשבון בנק] תודה! ``` ## רישום תשלום ### אם הפקתם חשבונית מס כשהתשלום מגיע: 1. פתחו את החשבונית. 2. בתפריט **"עוד"** לחצו **"רישום תשלום"**. 3. מלאו סכום, אמצעי תשלום ותאריך, ולחצו **"רישום ושמירה"**. המערכת מפיקה קבלה המשויכת לחשבונית. ראו מדריך מפורט: [רישום תשלום](/help/view?doc=docs%2Fuser-guides%2F%D7%A8%D7%99%D7%A9%D7%95%D7%9D-%D7%AA%D7%A9%D7%9C%D7%95%D7%9D.md) ### אם הפקתם חשבונית מס/קבלה לא צריך לעשות דבר נוסף — המסמך כבר כולל את הקבלה. ## סוגי חשבוניות - מתי להשתמש בכל אחת | מצב | מסמכים | הסבר | |-----|----------|------| | הלקוח ישלם בהעברה | חשבונית מס, ואחר כך קבלה | הקבלה מופקת כשרושמים את התשלום | | הלקוח משלם עכשיו במזומן או באשראי | חשבונית מס/קבלה | הכול במסמך אחד | | מקדמה ויתרה | חשבונית מס/קבלה על המקדמה, ומסמך נוסף על היתרה | על היתרה מפיקים חשבונית מס/קבלה כשהיא משולמת, או חשבונית מס ואחריה קבלה. מומלץ לתאם עם רואה החשבון | ## טיפים להמרה יעילה 💡 **המירו מהר**: אחרי אישור הלקוח, המירו ושלחו מהר - זה מקצועי. 💡 **בדקו לפני ההפקה**: גם אם זה העתק מדויק, תמיד בדקו את הטופס לפני שמפיקים — אחרי ההפקה אי אפשר לערוך. 💡 **תקשורת עם הלקוח**: כששולחים את החשבונית, הזכירו "כפי שסוכם בהזמנה". 💡 **שמרו על סדר**: אל תעבירו לארכיון הזמנות שהומרו - הקישור בין הזמנה לחשבונית חשוב לתיעוד. ## שאלות נפוצות **ש: מה קורה להזמנה המקורית אחרי המרה?** ת: היא נשמרת במערכת, ובתפריט **"עוד"** שלה מופיע קישור לצפייה בחשבונית שהופקה ממנה. **ש: אפשר ליצור כמה חשבוניות מהזמנה אחת?** ת: התפריט של ההזמנה מפיק ממנה חשבונית אחת. כשהעבודה מחויבת בשלבים, מפיקים חשבונית מס נפרדת לכל שלב מ**הוספת מסמך**. מתי צריך להפיק חשבונית על כל תשלום תלוי בסוג העסקה — מומלץ לבדוק עם רואה החשבון. **ש: הלקוח ביטל אחרי שהפקתי חשבונית, מה עושים?** ת: פתחו את החשבונית, ובתפריט **"עוד"** לחצו **"יצירת חשבונית זיכוי"**. **ש: אפשר לערוך הזמנה אחרי שהמרנו אותה?** ת: כן, ההזמנה עדיין קיימת וניתנת לעריכה. העריכה לא משנה את החשבונית שכבר הופקה. **ש: המחירים בחשבונית שונים מההזמנה, למה?** ת: בדרך כלל משום שהמחירים שונו בטופס לפני ההפקה, או משום שסוג המע"מ בשורה (**כולל** / **לפני**) שונה מזה שבהזמנה. החשבונית עצמה לא משתנה אחרי ההפקה. **ש: אפשר להמיר הזמנה שהלקוח לא אישר?** ת: טכנית כן, אבל מומלץ לחכות לאישור: אם הלקוח יבקש שינויים אחרי ההפקה, תצטרכו להפיק חשבונית זיכוי וחשבונית חדשה. **ש: מה אם הפקתי חשבונית בטעות?** ת: הפיקו חשבונית זיכוי: בדף החשבונית, **"עוד"** ← **"יצירת חשבונית זיכוי"**. **ש: החשבונית צריכה תאריך אחר מהיום, איך?** ת: שנו את **תאריך ההנפקה** בטופס, לפני ההפקה.