# הוצאות — רישום, קיזוז מע"מ ואישור מדריך זה מסביר איך לרשום הוצאה במערכת, מה המערכת מחשבת בעצמה, ואיך ההוצאה מגיעה לדוחות המס — בלי להיות רואה חשבון. ## איפה למצוא בתפריט הצד **"הוצאות"**. משם: - **"+ הוספת הוצאה"** — רישום הוצאה אחת (עם צירוף קבלה שממלאת את הטופס). - **"סריקת חשבוניות"** — העלאת הרבה קבלות בבת אחת; כל אחת הופכת לטיוטה. - **"לאישור (N)"** — הטיוטות שמחכות לבדיקה ולאישור (למנהל העסק). - **"ניהול סוגי הוצאות"** — הקטגוריות ושיעורי ההכרה שלהן. ## רישום הוצאה — מה חובה ומה לא חובה רק ארבעה דברים: **תאריך**, **ספק**, **קטגוריה** ו**סכום כולל**. כל השאר אופציונלי. הכי מהיר: לצרף את הקבלה (או לצלם בטלפון) — המערכת קוראת ממנה תאריך, ספק, סכומים ותיאור, ומציעה קטגוריה לפי ספקים שכבר רשמתם. בודקים, מתקנים אם צריך, ושומרים. ### הסכומים מקלידים **סכום כולל** — המערכת מפצלת לפני מע"מ ומע"מ לפי שיעור המע"מ בתאריך ההוצאה (18% מינואר 2025, 17% לפני כן). אפשר גם להקליד לפני מע"מ או מע"מ, והשאר מתמלא. - **"קיימת חשבונית מס מקורית"** — דולק כברירת מחדל לעוסק מורשה / חברה. רק חשבונית מס (או חשבונית מס/קבלה) מאפשרת לקזז מע"מ. קיבלתם קבלה רגילה, הזמנה או חשבון עסקה? כבו. - **"הוצאה פטורה / ללא מע"מ"** — לספק בחו"ל, עוסק פטור, ביטוח, ארנונה, אגרות, ריבית. הסכום כולו נרשם ללא מע"מ. - **מספר הקצאה** — נדרש כשהסכום לפני מע"מ **גבוה** מהסף של רשות המסים (5,000 ₪ מיוני 2026; 10,000 ₪ מינואר 2026; 20,000 ₪ ב-2025). בלי מספר הקצאה המע"מ לא ניתן לקיזוז. השדה נפתח לבד כשצריך. ### הסיכום החי מתחת לסכומים המערכת מציגה מה יישמר: - **מע"מ לקיזוז** — ולמה הוא 0 כשהוא 0: "לא סומנה חשבונית מס", "חסר מספר הקצאה", "קטגוריה ללא קיזוז". - **הוצאה מוכרת למס הכנסה** — אחרי שיעור ההכרה של הקטגוריה ואחוז השימוש העסקי. אלה הסכומים שההוצאה תכניס לדוחות. ההכרעה מה מוכר ומה מקוזז במקרה מסוים היא של העסק — במקרה של ספק, מומלץ לבדוק עם רואה החשבון. ### הגדרות מתקדמות מתקפלות, ונפתחות לבד כשמשהו בהן לא בברירת המחדל: - **אחוז שימוש עסקי** — להוצאה מעורבת (למשל מחשב שמשמש 80% לעבודה). - **שיעור הכרה במס הכנסה** (באחוזים) — מתמלא לפי ברירת המחדל של הקטגוריה במערכת: רכב ודלק 45%, טלפון נייד 50%, כיבוד קל 80%, רוב ההוצאות 100%. השיעור הזה נוגע להוצאה המוכרת למס הכנסה בלבד; קיזוז המע"מ נקבע בנפרד, לפי הקטגוריה ולפי סוג המסמך. אפשר לשנות את השיעור בכל הוצאה. - **רכוש קבוע** — ציוד שמשמש את העסק לאורך שנים לא נרשם כהוצאה מיידית אלא מופחת על פני שנים. המערכת מציעה לסמן זאת כשציוד עולה יותר מ-1,200 ₪ (ברירת המחדל במערכת, לא סף רשמי — מומלץ לבדוק עם רואה החשבון). סמנו **זה רכוש קבוע (פחת רב-שנתי)**, בחרו סוג רכוש, והמערכת בונה לוח פחת. עריכת הסכום או התאריך אחר כך מעדכנת את הלוח. - **מספר חשבונית הספק** — האסמכתא בדיווח המפורט למע"מ (PCN874). - **ניכוי מס במקור** — כשמשלמים לספק שחייבים לנכות לו במקור (שירותים, שכ"ד ועוד). הניכוי מחושב על הסכום **כולל מע"מ**. אם לספק יש אישור ניכוי בתוקף בכרטיס הספק, השיעור שלו מחליף את ברירת המחדל. ## סטטוסים — מי נספר בדוחות | סטטוס | משמעות | נספר בדוח מע"מ / רווח והפסד | |---|---|---| | טיוטה | נוצרה מסריקה, טרם נבדקה | לא | | הוגש | עובד רשם, מחכה לאישור מנהל | לא | | אושר | מנהל אישר, וההוצאה עוד לא שולמה — נעולה לעריכה | כן | | שולם | ההוצאה שולמה. זו ברירת המחדל להוצאה שמנהל רושם | כן | | נדחה | לא הוצאה של העסק | לא | **אושר או שולם?** הוצאה שמנהל העסק רושם נשמרת בסטטוס **שולם**, גם בלי אמצעי ותאריך תשלום. הוצאה שעוד לא שולמה — מעבירים אחרי השמירה ל**אושר** מתפריט הסטטוס ברשימת ההוצאות, וכשמשלמים מעדכנים ל**שולם** וממלאים **תאריך תשלום** בכרטיס **תשלום** שבטופס. טופס 856 נבנה לפי תאריך התשלום, ולכן כדאי למלא אותו בהוצאה לספק שמנכים לו במקור. לתקן הוצאה **שאושרה**: מחזירים אותה לטיוטה מתפריט הסטטוס ברשימה, עורכים, ומאשרים שוב. כרטיסי הסיכום בראש הרשימה ("מע"מ לקיזוז", "הוצאה מוכרת") מציגים רק הוצאות שנספרות — ואומרים כמה טיוטות לא נספרו. ## עובד רושם הוצאה עובד (לא מנהל) יכול לרשום הוצאה ולסרוק קבלות. ההוצאה שלו נולדת בסטטוס **"הוגש"** ומחכה במסך "לאישור". מנהל בודק ומאשר — רק אז היא נכנסת לדוחות. ## סריקת חשבוניות ואישור 1. **סריקת חשבוניות** — גוררים את כל הקבלות של החודש (או מצלמים בטלפון). כל קובץ נסרק והופך לטיוטה. 2. שדות שהסריקה **לא זיהתה** (תאריך, ספק, קטגוריה, סכום) מסומנים בצהוב. טיוטה שנראית זהה להוצאה קיימת (אותו ספק, תאריך וסכום) מסומנת "כפילות אפשרית". 3. במסך **"לאישור"** בודקים כל כרטיס מול הקבלה: מתקנים, או מסמנים "בדקתי את השדות המסומנים". רק אז "שמירה ואישור" עובד. 4. **"אישור הכל"** מאשר את כל הכרטיסים שאינם מסומנים, מדלג על המסומנים, ומדווח כמה אושרו וכמה דולגו. ## מה נכנס לאיזה דוח - **דוח מע"מ / PCN874** — "מע"מ לקיזוז" של הוצאות שאושרו/שולמו, לפי תאריך ההוצאה. - **רווח והפסד / טופס 6111** — "הוצאה מוכרת" + פחת של רכוש קבוע. לטלפון נייד חל כלל שנתי (לא מוכר: הנמוך מבין 1,380 ₪ או מחצית ההוצאה) — מחושב על השנה כולה. - **טופס 856** — ניכויים במקור לפי תאריך התשלום. - **חבילת רו"ח** — כל הדוחות הללו יחד. את כל הדוחות האלה פותחים בתפריט הצד, תחת **דוחות**: **דוח מע"מ תקופתי**, **דוח רווח והפסד**, **טופס 6111 - דוח שנתי**, **דוח 856 - ספקים** ו**חבילת רו"ח**. בעסק שרשום כעוסק פטור מופיעה במקום חלק מהם **הצהרת מחזור שנתי**. ## שאלות נפוצות **מע"מ לקיזוז 0 — למה?** הסיכום החי אומר: לא סומנה חשבונית מס · חסר מספר הקצאה מעל הסף · קטגוריה ללא קיזוז (אירוח בארץ, רכישת רכב פרטי) · הוצאה פטורה / ללא מע"מ · עוסק פטור. **סכום לפני מע"מ + מע"מ לא שווה לסה"כ.** המערכת לא תשמור פיצול שלא מסתכם — תקנו את אחד השדות. מע"מ נמוך מהשיעור (חשבונית מעורבת) מתקבל; מע"מ גבוה מהשיעור — לא. **שיניתי את שיעור ההכרה של קטגוריה ב"ניהול סוגי הוצאות" — מה עם הוצאות קיימות?** השיעור החדש חל על הוצאות חדשות. הוצאה קיימת שומרת את השיעור שנרשם בה; לעדכן — עורכים אותה. **מחקתי הוצאה — הקבלה?** נמחקת יחד איתה, וגם הקובץ המצורף נמחק לצמיתות. חובת שמירת מסמכים להוצאות היא בדרך כלל 7 שנים, ולכן לפני שמוחקים הוצאה שנרשמה בטעות כדאי לוודא שיש לכם עותק של הקבלה במקום אחר. הוצאה שאינה של העסק אפשר לסמן **נדחה** במקום למחוק.