# גורם מממן והעברות למטפלים: תביעות לקופה, תקבולים והוצאה על מטפל/ת עצמאי/ת המדריך הזה מיועד לקליניקות ולמרכזי טיפול שעובדים עם קופות חולים או עם גורם מממן אחר, ולמרכזים שמעבירים תשלום למטפלים עצמאיים. בחלק הראשון: איך רושמים התחייבות של גורם מממן, איך מסמנים שהחיוב החודשי נשלח, ואיך רושמים מה התקבל. בחלק השני: איך העברה למטפל/ת עצמאי/ת נרשמת גם כהוצאה של העסק — עם מע"מ, ניכוי במקור ודוח 856. > **שימו לב:** המסכים במדריך מופיעים לעסקים מסוג ״ניהול קליניקה״. ״חיוב קופות״, סימון תביעה ורישום תקבול פתוחים לבעל/ת העסק, למי שיש לו/ה גישה מלאה ולחברי צוות בהרשאת מזכירות. העברות למטפלים זמינות לבעל/ת העסק ולמנהלים שותפים בלבד. על ניהול הצוות, תנאי השכר והיתרה לתשלום ראו [קליניקה ומרכז טיפול](/help/view?doc=docs/user-guides/קליניקה-ומרכז-טיפול.md). ## גורם מממן: התחייבות, חיוב ותקבול ### שלב 1: רושמים התחייבות בכרטיס המטופל/ת בכרטיס הלקוח, בקבוצה ״כספים״, יש כרטיס **״מימון״**. לוחצים **״+ התחייבות״** וממלאים: - **גורם מממן** — כללית, מכבי, מאוחדת, לאומית או ״גורם אחר״ (ואז גם **שם הגורם**, למשל משרד החינוך או ביטוח פרטי). - **מספר התחייבות**, **מפגשים שאושרו**, ותקופת התוקף — **בתוקף מ-** ו**עד**. - **הגורם משלם לכל מפגש** ו**השתתפות עצמית** — כמה כל צד משלם על מפגש. ההשתתפות העצמית היא הסכום שיופיע כמחיר הפגישה, ועליה יוצאות הקבלות למטופל/ת. פגישה חדשה של המטופל/ת נספרת על ההתחייבות, והכרטיס מראה כמה מפגשים נוצלו מתוך כמה שאושרו. המערכת לא מאפשרת לשייך פגישה להתחייבות שהתוקף שלה לא כולל את תאריך הפגישה, או שכל המפגשים בה כבר נוצלו. כשההתחייבות נגמרה מסמנים בה ״ההתחייבות הסתיימה — לא להציע אותה לפגישות חדשות״.  ### שלב 2: ״חיוב קופות״ — מה לחייב כל גורם החודש המסך **״חיוב קופות״** נפתח מרשימת הפגישות, בתפריט ⋯ (״פעולות נוספות״) תחת ״מימון״; לחברי צוות בהרשאת מזכירות הוא מופיע גם בתפריט הצד. בוחרים חודש, ואפשר לסנן לגורם אחד. לכל גורם מוצגים סכום החודש וטבלה של המפגשים: תאריך, מטופל/ת, ת.ז., מספר התחייבות, מטפל/ת וסכום. פגישות שבוטלו, שהמטופל/ת לא הגיע/ה אליהן או שהועברו לארכיון לא נספרות. מפגש שתאריכו מחוץ לתוקף ההתחייבות, או שחורג ממספר המפגשים שאושרו, מוצג באזהרה בראש המסך ולא נכלל בסכום. **״ייצוא לאקסל״** מוריד את אותן שורות. אחרי ששולחים לגורם את החיוב של החודש (בדרך שבה עובדים מולו), לוחצים בשורה שלו **״סימון כנשלח לגורם״**. המפגשים והסכומים נשמרים כפי שהם ברגע הזה, כתביעה. הכפתור מופיע בחודש הנוכחי ובחודשים שעברו.  - על חודש אחד שולחים לגורם תביעה אחת, ומפגש לא נכנס לשתי תביעות. - **השתנה מאז השליחה:** אם אחרי השליחה נוספו לחודש מפגשים, או שמפגש שנתבע בוטל או הוזז, הדוח לא משנה את התביעה בשקט. מעל הטבלה מופיעה השורה ״השתנה מאז השליחה:״ עם מספר המפגשים שנוספו ומספר המפגשים שכבר לא לחיוב, וסכום כל אחד מהם. ### שלב 3: רושמים מה התקבל — או שהתביעה נדחתה ליד תביעה שנשלחה מופיע ״נשלח ב-...״ עם התאריך והסכום שנתבע, ושני כפתורים: - **״רישום תקבול״** — נפתח חלון עם הסכום שעוד פתוח ותאריך. אפשר לרשום תקבול חלקי, ואז לצד התביעה מופיע כמה כבר התקבל. כשהתקבל הסכום המלא, התג הופך ל״התקבל״. - **״נדחתה״** — הגורם דחה את התביעה. המפגשים שלה חוזרים להיות פתוחים, ואפשר לסמן את החודש כנשלח מחדש. על תביעה שכבר נרשם עליה תקבול אי אפשר לסמן ״נדחתה״.   **איפה רואים את הכסף שעוד לא הגיע:** בלוח הבקרה, בכרטיס **״יתרות לגבייה״**, מופיעה שורה ״ועוד ₪... מגורמים מממנים״ — כל מה שנתבע ועוד לא התקבל. הסכום מוצג ליד החוב של הלקוחות ולא בתוכו. [תחזית התזרים](/help/view?doc=docs/user-guides/תחזית-תזרים.md) מציינת שהסכום הזה לא נכלל בה. תביעה לגורם מממן אינה מסמך חשבונאי ואינה נספרת כהכנסה. ההכנסה נרשמת כשמפיקים מסמך, כמו בכל העסק. ## העברה למטפל/ת עצמאי/ת כהוצאה מטפל/ת שעובד/ת עם המרכז כעצמאי/ת מוציא/ה למרכז חשבונית. כשמקשרים אותו/ה לספק, כל העברה שנרשמת ב״תשלומים למטפלים״ נרשמת גם כהוצאה של העסק — עם המע"מ שבחשבונית, הניכוי במקור, ומופיעה בדוח 856. ### שלב 4: מקשרים את המטפל/ת לספק בכרטיס המטפל/ת ← לשונית **״כספים״**, פותחים את הקיפול **״הגדרות תשלום״**, ובו הכרטיס **״רישום ההעברות בהוצאות״**: - בשדה **״ספק״** בוחרים ספק קיים, או **״+ ספק חדש מפרטי המטפל/ת״** — נוצר ספק בשם המטפל/ת ועם מספר הזהות או מספר העוסק שבפרטים שלו/ה. - מסמנים **״עוסק מורשה — חשבונית מס עם מע"מ״** כשהמטפל/ת מוציא/ה חשבונית מס. עוסק/ת פטור/ה — משאירים בלי סימון. - לוחצים **״שמירת הספק״**. מטפל/ת שכיר/ה, או מי שלא צריך לרשום עליו הוצאה, נשאר/ת ב״לא מקושר/ת — שכיר/ה או בלי הוצאה״.  **אישור ניכוי במקור** נרשם בכרטיס הספק, כמו לכל ספק — ראו [ספקים ובעלי מקצוע](/help/view?doc=docs/user-guides/ספקים-ובעלי-מקצוע.md). כשיש לספק אישור בתוקף, שיעור הניכוי נלקח ממנו. בלי אישור בתוקף מוצע השיעור לפי סוג התשלום של הספק — לשירותים 30%. ### שלב 5: רושמים העברה ב״תשלומים למטפלים״ או בכרטיס המטפל/ת לוחצים **״רישום העברה״**. בשדה הסכום (**״סכום לפני מע״מ״** אצל מטפל/ת שסומן/ה ״עוסק מורשה״, **״סכום״** אצל השאר) רושמים את השכר **לפני מע"מ** — זה הסכום שיורד מהיתרה לתשלום של המטפל/ת. כשהמטפל/ת מקושר/ת לספק, מופיעה בחלון התיבה **״לרשום גם כהוצאה (ספק, ניכוי במקור ודוח 856)״**, מסומנת מראש: - **מע"מ בחשבונית** — מחושב מהסכום לפי שיעור המע"מ, למטפל/ת שסומן/ה ״עוסק מורשה״. לעוסק/ת פטור/ה — אפס. - **ניכוי במקור** — לפי השיעור שבכרטיס הספק, על הסכום כולל המע"מ. - **מספר החשבונית של המטפל/ת**. - **לתשלום בפועל** — הסכום כולל המע"מ פחות הניכוי. זה הסכום שמעבירים. את המע"מ ואת הניכוי אפשר לשנות ידנית בהעברה הזו. ניכוי גדול מסכום ההעברה לא נשמר. ההסברים שבחלון נמצאים מאחורי הסימן **?**: ליד ״עבור התקופה״ (התקופה נשמרת לתיעוד בלבד, וההעברה נספרת לפי תאריך ההעברה) וליד ״טעות ברישום?״ בתחתית (העברה שנרשמה בטעות מבטלים מהכרטיס של המטפל/ת).  ההוצאה נרשמת בקטגוריה ״קבלני משנה — מטפלים״ (נוצרת אוטומטית בשימוש הראשון), בסטטוס שולם, עם הספק והניכוי. כך היא נכנסת להוצאות, לרווח והפסד ול[דוח 856](/help/view?doc=docs/user-guides/דוחות-מס.md). כשנרשם מע"מ, ההוצאה מסומנת כהוצאה עם חשבונית מס מקורית. מטפל/ת שלא קושר/ה לספק — ההעברה נרשמת רק בתשלומים למטפלים, ובחלון מופיעה השורה ״נרשם בלי הוצאה״, עם הסבר מאחורי הסימן ? איך לקשר. **העברה שנרשמה בטעות** מבטלים בכרטיס המטפל/ת, בטבלת ״העברות״, בכפתור ״ביטול״. נוספת שורת ביטול, וההוצאה שההעברה יצרה מסומנת ״נדחה״ — היא לא נמחקת, ולא נספרת בדוחות. ## שאלות נפוצות **מטופל/ת עם התחייבות ממשיך/ה מעבר למספר המפגשים שאושרו. מה קורה?** המפגשים שמעבר למספר שאושר לא נכללים בחיוב הקופה, והם מופיעים באזהרה בראש ״חיוב קופות״. בכרטיס ״מימון״ ההתחייבות מסומנת ״חריגה מההתחייבות״. ברשימה ״התחייבויות לחידוש״ שבתחתית המסך מופיעות התחייבויות שמסתיימות בקרוב או שנשארו בהן מעט מפגשים. **אחרי שסימנתי ״נשלח״ נוסף עוד מפגש לחודש. איך הוא ייתבע?** התביעה שנשלחה לא משתנה, והמפגש מופיע בשורה ״השתנה מאז השליחה״. אם הגורם דוחה את התביעה, מסמנים ״נדחתה״ ושולחים את החודש מחדש — הפעם עם כל המפגשים. **כמה יורד מהיתרה של מטפל/ת עוסק/ת מורשה?** הסכום לפני מע"מ — השכר שהגיע לו/ה לפי תנאי השכר. המע"מ שבחשבונית הוא חלק מההוצאה של העסק, ולא חלק מהשכר. **המטפלים שלנו שכירים. צריך את החלק השני?** לא. משאירים את המטפלים ״לא מקושר/ת — שכיר/ה או בלי הוצאה״, וההעברות נרשמות כמו קודם, בלי הוצאה. **שיעור הניכוי במקור שמוצע לא נכון.** השיעור נלקח מאישור הניכוי שבכרטיס הספק. מעדכנים שם את האישור, או משנים את הסכום ידנית בהעברה עצמה.